Vad är anställdas utgifter?

Anställdas utgifter är kostnader förknippade med uppgifter som utförs för en arbetsgivare. Arbetsgivare utser i allmänhet en lista över tillåtna utgifter som de är villiga att ersätta anställda. En sådan lista kan inkludera utgifter relaterade till affärsresor, måltider, logi, telefonsamtal, internet och kontorsmaterial. Vissa arbetsgivare utfärdar företagets kreditkort för sådana utgifter, medan andra förväntar sig att anställda täcker kostnaderna och begär ersättning.

Tillåtna anställdas utgifter varierar i allmänhet från arbetsgivare till arbetsgivare. De flesta företag och organisationer har en tydligt definierad lista över tillåtna utgifter. Ett företag kan täcka en anställds mobiltelefonräkning om majoriteten av hans samtal är affärsrelaterade. Ett annat företag kan tillåta kostnader för mobiltelefoner och kräver att anställda ringer alla affärssamtal från företagets kontor.

De typer av anställdas utgifter som vanligtvis täcks av företag är relaterade till affärsresor, affärsmåltider och kontorsmaterial. Legitima utgifter kanInkludera flygbiljetter för ett nationellt affärsmöte, en restaurangräkning för att möta en potentiell klient eller en skrivarkassett som behövs för att skriva ut manualer för företagsutbildning. I alla fall måste utgifterna vara rimliga och förknippade med att främja målen för jobbet och företaget.

Anställda som arbetar hemifrån kan ha ytterligare anställdas utgifter. När de anställda telekommunikerar sparar arbetsgivare kostnader på kontor och verktyg. I dessa fall ger arbetsgivare ofta ersättningar för ytterligare utgifter. Exempel på telekommunikationskostnader kan inkludera internetkostnader, dator- och skrivarelaterade utgifter och telefonräkningar. Arbetsgivare kan kräva att anställda begränsar användningen av dessa tjänster och artiklar till endast affärsanvändning.

Arbetsgivare förväntar sig vanligtvis att anställda kan spåra sina egna anställdas utgifter utanför företagets miljö. De tillhandahåller i allmänhet kostnadsformulär som behöver to fylls i och skickas ut enligt ett fast betalningsschema. I de flesta fall måste ursprungliga kvitton lämnas in tillsammans med kostnadsformulärerna för att tillhandahålla säkerhetskopieringsdokumentation för de uppkomna kostnaderna. Återbetalning av anställdas utgifter är inte beskattningsbar och betalas vanligtvis separat från anställdas lönekontroller.

I vissa fall kommer det att kräva omfattande detaljer och uppmärksamhet att fylla i anställdas kostnadsformulär. När det gäller utgifter som är uppdelade mellan företag och personligt bruk kräver vissa arbetsgivare en exakt redovisning. En anställd kan hyra en bil medan han till exempel är på affärsresa och kör bilen för affärsbruk i en vecka och tillbringar några dagar med att använda bilen strikt för att besöka familjen. Han kan vara skyldig att subtrahera de personliga dagarna från biluthyrningsräkningen när han skickar in den för återbetalning.