Vad är anställdskostnader?

Medarbetarkostnader är kostnader som är förknippade med uppgifter som utförs för en arbetsgivare. Arbetsgivare utser vanligtvis en lista över tillåtna utgifter för vilka de är villiga att ersätta anställda. En sådan lista kan innehålla utgifter relaterade till affärsresor, måltider, logi, telefonsamtal, internet och kontorsmaterial. Vissa arbetsgivare ger ut företagskreditkort för sådana utgifter, medan andra förväntar sig att anställda täcker kostnaderna och begär ersättning.

Tillåtna anställdskostnader varierar vanligtvis från arbetsgivare till arbetsgivare. De flesta företag och organisationer har en tydligt definierad lista över tillåtna utgifter. Ett företag kan täcka en anställds mobiltelefonräkning om majoriteten av hans samtal är affärsrelaterade. Ett annat företag kan förbjuda mobiltelefonkostnader, vilket kräver att anställda ringer alla affärssamtal från företagskontoret.

De typer av anställdskostnader som vanligtvis täcks av företag är relaterade till affärsresor, affärsmåltider och kontorsmaterial. Legitima utgifter kan inkludera flygbiljetter för ett nationellt affärsmöte, en restaurangräkning för möte med en potentiell kund eller en skrivarkassett som behövs för att skriva ut manualer för företagsträning. I alla fall måste utgifterna vara rimliga och förknippas med att främja målen för jobbet och företaget.

Anställda som arbetar hemifrån kan ha ytterligare anställdskostnader. När anställda telekommunikerar sparar arbetsgivare kostnader på kontorsutrymmen och verktyg. I dessa fall betalar arbetsgivare ofta för extra utgifter. Exempel på telekommunikationsutgifter kan inkludera internetkostnader, dator- och skrivarelaterade utgifter och telefonräkningar. Arbetsgivare kan kräva att anställda endast begränsar användningen av dessa tjänster och artiklar till affärsbruk.

Arbetsgivare förväntar sig vanligtvis att anställda spårar sina egna anställdskostnader utanför företagets miljö. De tillhandahåller i allmänhet kostnadsformulär som måste fyllas i och skickas i enlighet med ett fast betalningsschema. I de flesta fall måste originalkvitton lämnas in tillsammans med utgiftsformuläret för att tillhandahålla reservdokumentation för uppkomna kostnader. Återbetalning av anställdskostnader är inte beskattningsbar och betalas vanligtvis separat från anställdas lönekontroll.

I vissa fall kräver omfattande detaljer och uppmärksamhet att fylla i formuläret för anställdskostnader. När det gäller kostnader som fördelas mellan affärs- och personlig användning kräver vissa arbetsgivare en exakt redovisning. En anställd kan till exempel hyra en bil när han är på affärsresa och köra bilen för affärsbruk under en vecka och tillbringa några dagar extra med att använda bilen för att besöka familjen. Han kan behöva dra av personliga dagar från biluthyrningsräkningen när han lämnar in den för återbetalning.