¿Qué son los controles internos?
Los controles internos son una práctica que ha existido durante cientos de años, principalmente relacionada con la forma en que las organizaciones administran y protegen sus operaciones o información internas. Una práctica común de estos controles es verificar la información financiera de una empresa y crear un sistema de procesos o actividades para prohibir el fraude y la malversación de fondos. Los propietarios y gerentes de empresas suelen ser responsables de crear e implementar controles internos. Las organizaciones más grandes y las compañías públicas suelen tener más controles que otras compañías.
Muchas veces, los controles internos se dividen en uno de dos grupos: objetivo o actividad. Cada grupo describe controles que son de naturaleza similar e intentan proteger la información financiera siguiendo prácticas específicas. La categorización objetiva de los controles incluye principios que determinan la existencia, ocurrencia, integridad, valoración y presentación o divulgación de información financiera. Estos controles se centran en el aspecto contable de los datos financieros. Las normas y métodos contables nacionales dictarán cómo las compañías registran las transacciones financieras individuales para que las personas tengan una idea clara del desempeño financiero de la compañía.
Los controles de actividad regirán la segregación de funciones, la detención de registros por departamentos, la supervisión de las operaciones, la autorización de las actividades de los empleados, la seguridad de los documentos financieros y la información del cliente, las garantías físicas y la aprobación de la administración del trabajo completado. Estos controles se prestan a una revisión observacional por parte de propietarios, directores, gerentes y supervisores. Además, estos controles pueden necesitar ajustes a medida que la empresa crece y se expande. Más ubicaciones o información conducirán a aumentos en el papeleo y la actividad contable, lo que a su vez significa más controles.
Las compañías que cotizan en bolsa son usuarios comunes de controles internos extensivos debido a la regulación gubernamental. Estas regulaciones aseguran que las compañías públicas presenten información precisa y transparente a los accionistas, quienes son los dueños principales de las compañías públicas. Los gobiernos también pueden ajustar las regulaciones con frecuencia para tomar medidas correctivas de fallas de control pasadas.
Las auditorías ayudan a las empresas a determinar la efectividad y eficiencia de sus controles internos. Las auditorías, generalmente realizadas por empresas de contabilidad pública, proporcionarán una opinión de un tercero sobre los controles financieros y operativos de una empresa. Los auditores se asegurarán de que la compañía cumpla con los estándares externos, los empleados no estén subvirtiendo los controles y los gerentes o supervisores tengan una presencia activa en las operaciones de la compañía.
Las compañías también pueden encontrar a través de auditorías que sus controles son demasiado restrictivos para las operaciones comerciales. Los controles pueden obstaculizar severamente la forma en que un empleado completa una tarea al requerir la aprobación de la gerencia o un segundo empleado que debe completar una parte de la tarea. Estos problemas disminuirán la productividad al tiempo que aumentan el tiempo de inactividad de los empleados, lo que esencialmente obliga a la empresa a pagar la inactividad de un empleado.