Was sind interne Kontrollen?
Interne Kontrollen sind eine seit Hunderten von Jahren bestehende Praxis, die sich hauptsächlich auf die Art und Weise bezieht, wie Unternehmen ihre internen Abläufe oder Informationen verwalten und schützen. Eine gängige Praxis dieser Kontrollen besteht darin, die Finanzinformationen eines Unternehmens zu überprüfen und ein System von Prozessen oder Aktivitäten zu erstellen, um Betrug und Veruntreuung zu verhindern. Unternehmer und Manager sind in der Regel für die Erstellung und Implementierung interner Kontrollen verantwortlich. Größere Organisationen und börsennotierte Unternehmen verfügen meist über mehr Kontrollen als andere Unternehmen.
Häufig fallen interne Kontrollen in eine von zwei Gruppen: Ziel oder Tätigkeit. Jede Gruppe beschreibt Kontrollen ähnlicher Art und versucht, Finanzinformationen nach bestimmten Methoden zu schützen. Die objektive Kategorisierung von Kontrollen umfasst Grundsätze, die das Vorhandensein, das Auftreten, die Vollständigkeit, die Bewertung sowie die Darstellung oder Offenlegung von Finanzinformationen bestimmen. Diese Kontrollen konzentrieren sich auf den buchhalterischen Aspekt von Finanzdaten. Die nationalen Rechnungslegungsvorschriften und -methoden bestimmen, wie Unternehmen einzelne Finanztransaktionen erfassen, damit Einzelpersonen eine klare Vorstellung von der finanziellen Leistung des Unternehmens haben.
Die Aktivitätskontrollen regeln die Aufgabentrennung, das Festhalten von Aufzeichnungen durch die Abteilungen, die Überwachung des Betriebs, die Genehmigung von Mitarbeiteraktivitäten, die Sicherheit von Finanzdokumenten und Kundeninformationen, die physischen Sicherheitsvorkehrungen und die Genehmigung der Geschäftsführung für abgeschlossene Arbeiten. Diese Kontrollen können von Eigentümern, Direktoren, Managern und Vorgesetzten überprüft werden. Darüber hinaus müssen diese Steuerelemente möglicherweise angepasst werden, wenn das Unternehmen wächst und expandiert. Weitere Standorte oder Informationen führen zu einem Anstieg der Papier- und Buchhaltungstätigkeiten, was wiederum mehr Kontrollen bedeutet.
Öffentliche Unternehmen nutzen aufgrund staatlicher Vorschriften häufig umfangreiche interne Kontrollen. Diese Bestimmungen stellen sicher, dass öffentliche Unternehmen den Aktionären, die die primären Eigentümer von börsennotierten Unternehmen sind, genaue und transparente Informationen übermitteln. Die Regierungen können auch häufig Vorschriften anpassen, um Korrekturmaßnahmen aufgrund von Kontrollfehlern in der Vergangenheit zu treffen.
Audits helfen Unternehmen dabei, die Wirksamkeit und Effizienz ihrer internen Kontrollen zu bestimmen. Audits, die in der Regel von Wirtschaftsprüfungsunternehmen durchgeführt werden, geben eine Stellungnahme Dritter zu den Finanz- und Betriebskontrollen eines Unternehmens ab. Die Prüfer stellen sicher, dass das Unternehmen die externen Standards einhält, dass die Mitarbeiter keine Kontrollen untergraben und dass Manager oder Vorgesetzte aktiv in der Geschäftstätigkeit des Unternehmens präsent sind.
Unternehmen stellen möglicherweise auch durch Audits fest, dass ihre Kontrollen für den Geschäftsbetrieb zu restriktiv sind. Kontrollen können die Ausführung einer Aufgabe durch einen Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen, indem die Genehmigung des Managements oder eines zweiten Mitarbeiters erforderlich ist, der einen Teil der Aufgabe ausführen muss. Diese Probleme verringern die Produktivität und erhöhen gleichzeitig die Ausfallzeiten der Mitarbeiter. Dies zwingt das Unternehmen im Wesentlichen dazu, für die Inaktivität eines Mitarbeiters zu zahlen.