Wat zijn interne controles?
Interne controles zijn een praktijk die al honderden jaren bestaat, voornamelijk met betrekking tot de manier waarop organisaties hun interne activiteiten of informatie beheren en beschermen. Het is een gebruikelijke praktijk van deze controles om de financiële informatie van een bedrijf te verifiëren en een systeem van processen of activiteiten te creëren om fraude en verduistering te verbieden. Bedrijfseigenaren en managers zijn doorgaans verantwoordelijk voor het maken en implementeren van interne controles. Grotere organisaties en beursgenoteerde bedrijven zullen meestal meer controle hebben dan andere bedrijven.
Vaak vallen interne controles in een van twee groepen: doelstelling of activiteit. Elke groep beschrijft interne beheersingsmaatregelen die proberen financiële informatie te beschermen volgens specifieke werkwijzen. De objectieve categorisatie van interne beheersingsmaatregelen omvat principes die het bestaan, voorkomen, volledigheid, waardering en presentatie of openbaarmaking van financiële informatie bepalen. Deze controles richten zich op het boekhoudkundige aspect van financiële gegevens. Nationale boekhoudregels en -methoden zullen bepalen hoe bedrijven individuele financiële transacties registreren, zodat individuen een duidelijk beeld hebben van de financiële prestaties van het bedrijf.
Activiteitencontroles regelen de functiescheiding, vastlegging van gegevens door afdelingen, toezicht op activiteiten, autorisatie van werknemersactiviteiten, beveiliging van financiële documenten en klantinformatie, fysieke waarborgen en managementgoedkeuring van voltooide werkzaamheden. Deze controles lenen zich voor observatie door eigenaren, directeuren, managers en supervisors. Bovendien moeten deze besturingselementen mogelijk worden aangepast naarmate het bedrijf groeit en groeit. Meer locaties of informatie zullen leiden tot een toename van papierwerk en boekhoudactiviteit, wat op zijn beurt meer controle betekent.
Openbare bedrijven zijn gewone gebruikers van uitgebreide interne controles vanwege overheidsregelgeving. Deze voorschriften zorgen ervoor dat overheidsbedrijven nauwkeurige en transparante informatie zullen presenteren aan aandeelhouders, die de primaire eigenaren zijn van beursgenoteerde bedrijven. Regeringen kunnen de regelgeving ook vaak aanpassen om corrigerende maatregelen te nemen als gevolg van mislukte controles in het verleden.
Audits helpen bedrijven bij het bepalen van de effectiviteit en efficiëntie van hun interne controles. Audits - meestal uitgevoerd door openbare accountantskantoren - geven een oordeel van een derde over de financiële en operationele controles van een bedrijf. Accountants zullen ervoor zorgen dat het bedrijf voldoet aan externe normen, werknemers niet de controle ondermijnen en managers of supervisors actief aanwezig zijn in de bedrijfsactiviteiten.
Bedrijven kunnen ook door middel van audits ondervinden dat hun controles te beperkend zijn voor bedrijfsactiviteiten. Besturingselementen kunnen de manier waarop een medewerker een taak voltooit, ernstig belemmeren door goedkeuring van het management of een tweede medewerker die een gedeelte van de taak moet voltooien. Deze problemen zullen de productiviteit verminderen en de uitvaltijd van werknemers vergroten, waardoor het bedrijf in wezen wordt gedwongen te betalen voor de inactiviteit van een werknemer.