Wat zijn interne controles?
Interne controles zijn een praktijk die al honderden jaren bestaat, voornamelijk met betrekking tot de manier waarop organisaties hun interne activiteiten of informatie beheren en beschermen. Een gebruikelijke praktijk van deze controles is om de financiële informatie van een bedrijf te verifiëren en een systeem van processen of activiteiten te creëren om fraude en verduistering te verbieden. Ondernemers en managers zijn doorgaans verantwoordelijk voor het maken en implementeren van interne controles. Grotere organisaties en openbare bedrijven zullen meestal meer controles hebben dan andere bedrijven.
Vaak vallen interne controles in een van de twee groepen: objectief of activiteit. Elke groep beschrijft controles die vergelijkbaar van aard zijn en proberen financiële informatie te beschermen na specifieke praktijken. De objectieve categorisatie van controles omvat principes die het bestaan, voorkomen, volledigheid, waardering en presentatie of openbaarmaking van financiële informatie bepalen. Deze bedieningselementen richten zich op het accounting aspect van financiële gegevens. Nationale boekhoudregels en methoden zullen bepalen hoe bedrijven individuele financiële transacties registreren om individuen een duidelijk idee te hebben van de financiële prestaties van het bedrijf.
Activiteitscontroles zullen de segregatie van taken, recorddetentie door afdelingen, toezicht op activiteiten, toezicht op de activiteiten, toezicht op de werknemers, de beveiliging van financiële documenten en klantinformatie, fysieke beveiligingsopdrachten en management van voltooide werkzaamheden, regelen. Deze controles lenen zich voor observationele beoordeling door eigenaren, directeuren, managers en supervisors. Bovendien kunnen deze bedieningselementen aanpassing nodig hebben naarmate het bedrijf groeit en uitbreidt. Meer locaties of informatie zal leiden tot toename van papierwerk en boekhoudactiviteit, wat op zijn beurt meer controles betekent.
Openbaar vastgehouden bedrijven zijn veel voorkomende gebruikers van uitgebreide interne controles vanwege Government Regulering. Deze voorschriften zorgen ervoor dat openbare bedrijven nauwkeurige en transparante informatie zullen presenteren aan aandeelhouders, die de primaire eigenaren van beursgenoteerde bedrijven zijn. Regeringen kunnen ook regelmatig de voorschriften aanpassen om corrigerende maatregelen te nemen van storingen in het verleden.
Audits helpen bedrijven om de effectiviteit en efficiëntie van hun interne controles te bepalen. Audits-meestal uitgevoerd door openbare accountantskantoren-zullen een externe mening geven over de financiële en operationele controles van een bedrijf. Auditors zorgen ervoor dat het bedrijf voldoet aan externe normen, werknemers ondermijnen geen controles en managers of supervisors zijn actief aanwezig in de activiteiten van het bedrijf.
Bedrijven kunnen door audits ook vinden dat hun controles te beperkend zijn voor bedrijfsactiviteiten. Controles kunnen ernstig belemmeren hoe een werknemer een taak voltooit door managementgoedkeuring of een tweede werknemer te vereisen die een deel van detaak. Deze problemen zullen de productiviteit verminderen en de downtime van werknemers vergroten, waardoor het bedrijf in wezen wordt gedwongen te betalen voor de inactiviteit van een werknemer.