Que sont les contrôles internes?
Les contrôles internes sont une pratique qui existe depuis des centaines d'années et qui concernent principalement la manière dont les organisations gèrent et protègent leurs opérations ou informations internes. Une pratique courante de ces contrôles consiste à vérifier les informations financières d’une entreprise et à créer un système de processus ou d’activités interdisant la fraude et le détournement de fonds. Les propriétaires et responsables d’entreprise sont généralement responsables de la création et de la mise en œuvre des contrôles internes. Les grandes entreprises et les entreprises publiques auront le plus souvent plus de contrôles que les autres entreprises.
Plusieurs fois, les contrôles internes tombent dans l'un des deux groupes suivants: objectif ou activité. Chaque groupe décrit des contrôles de nature similaire et tente de protéger les informations financières conformément à des pratiques spécifiques. La catégorisation objective des contrôles inclut des principes qui déterminent l'existence, l'occurrence, l'exhaustivité, l'évaluation et la présentation ou la divulgation d'informations financières. Ces contrôles portent sur l'aspect comptable des données financières. Les règles et méthodes de la comptabilité nationale dicteront la manière dont les entreprises enregistrent leurs transactions financières individuelles afin que les particuliers aient une idée claire de la performance financière de la société.
Les contrôles des activités régiront la séparation des tâches, la rétention des dossiers par les départements, la supervision des opérations, l’autorisation des activités des employés, la sécurité des documents financiers et des informations sur les clients, les garanties physiques et l’approbation par la direction des travaux achevés. Ces contrôles se prêtent à un examen observationnel par les propriétaires, les administrateurs, les gestionnaires et les superviseurs. De plus, ces contrôles peuvent nécessiter des ajustements à mesure que l'entreprise grandit et se développe. Davantage d'emplacements ou d'informations entraînera une augmentation de la paperasserie et de la comptabilité, ce qui impliquera davantage de contrôles.
Les entreprises publiques sont des utilisateurs courants de contrôles internes approfondis en raison de la réglementation gouvernementale. Ces réglementations garantissent que les sociétés ouvertes présenteront des informations précises et transparentes aux actionnaires, qui sont les principaux propriétaires des sociétés ouvertes. Les gouvernements peuvent également adapter fréquemment leurs réglementations afin de prendre des mesures correctives pour remédier aux défaillances passées des contrôles.
Les audits aident les entreprises à déterminer l'efficacité et l'efficience de leurs contrôles internes. Les audits - généralement effectués par des cabinets d'experts-comptables - fourniront un avis indépendant sur les contrôles financiers et opérationnels d'une entreprise. Les auditeurs veilleront à ce que l'entreprise se conforme aux normes externes, à ce que les employés ne subvertissent pas les contrôles et aux responsables ou aux superviseurs d'être présents de manière active dans les opérations de l'entreprise.
Les sociétés peuvent également constater, lors d’audits, que leurs contrôles sont trop restrictifs pour les opérations commerciales. Les contrôles peuvent entraver gravement la manière dont un employé exécute une tâche en exigeant l'approbation de la direction ou par un deuxième employé qui doit effectuer une partie de la tâche. Ces problèmes réduiront la productivité tout en augmentant le temps d'immobilisation des employés, obligeant essentiellement l'entreprise à payer pour l'inactivité d'un employé.