Co jsou interní kontroly?

Vnitřní kontroly jsou praktiky, které existují již stovky let, a to především způsobem, jakým organizace řídí a chrání své vnitřní operace nebo informace. Běžnou praxí těchto kontrol je ověřování finančních informací společnosti a vytvoření systému procesů nebo činností, které zakazují podvody a zpronevěry. Vlastníci a manažeři podniků jsou obvykle odpovědní za vytváření a implementaci interních kontrol. Větší organizace a veřejně vlastněné společnosti budou mít nejčastěji větší kontrolu než jiné společnosti.

Vnitřní kontroly se často dělí do jedné ze dvou skupin: cíl nebo aktivita. Každá skupina popisuje kontroly, které jsou svou povahou podobné a snaží se chránit finanční informace podle konkrétních postupů. Objektivní kategorizace kontrol zahrnuje zásady, které určují existenci, výskyt, úplnost, ocenění a prezentaci nebo zveřejnění finančních informací. Tyto kontroly se zaměřují na účetní aspekt finančních údajů. Národní účetní pravidla a metody budou určovat, jak společnosti zaznamenávají jednotlivé finanční transakce, aby jednotlivci měli jasnou představu o finanční výkonnosti společnosti.

Kontroly činnosti budou upravovat oddělení povinností, evidenci zadržování podle útvarů, dohled nad provozem, povolování činností zaměstnanců, zabezpečení finančních dokumentů a informací o zákaznících, fyzické záruky a schvalování dokončených prací vedením. Tyto kontroly se hodí k observační kontrole ze strany majitelů, ředitelů, manažerů a supervizorů. Navíc tyto kontroly mohou vyžadovat úpravu, jak společnost roste a expanduje. Více míst nebo informací povede ke zvýšení papírování a účetní činnosti, což zase znamená více kontrol.

Veřejně vlastněné společnosti jsou běžnými uživateli rozsáhlých vnitřních kontrol v důsledku vládní regulace. Tato nařízení zajišťují, aby veřejné společnosti poskytovaly přesné a transparentní informace akcionářům, kteří jsou primárními vlastníky veřejně vlastněných společností. Vlády mohou také často upravovat předpisy tak, aby přijaly nápravná opatření z minulých selhání kontroly.

Audity pomáhají společnostem určit účinnost a efektivitu jejich vnitřních kontrol. Audity - obvykle prováděné veřejnými účetními firmami - poskytnou stanovisko třetích stran k finančním a provozním kontrolám společnosti. Auditoři zajistí, že společnost bude v souladu s externími standardy, zaměstnanci nebudou podvracet kontroly a manažeři nebo nadřízení mají aktivní účast v provozech společnosti.

Společnosti mohou také prostřednictvím auditů zjistit, že jejich kontroly jsou pro obchodní operace příliš omezující. Kontroly mohou vážně bránit tomu, jak zaměstnanec dokončí úkol tím, že vyžaduje schválení managementu nebo druhého zaměstnance, který musí část úkolu dokončit. Tyto problémy sníží produktivitu a zároveň zvýší prostoje zaměstnanců, což v zásadě nutí společnost platit za nečinnost zaměstnance.