O que são controles internos?
Os controles internos são uma prática que existe há centenas de anos, principalmente relacionada à maneira como as organizações gerenciam e protegem suas operações ou informações internas. Uma prática comum desses controles é verificar as informações financeiras de uma empresa e criar um sistema de processos ou atividades para proibir fraudes e peculato. Proprietários e gerentes de negócios geralmente são responsáveis por criar e implementar controles internos. Organizações maiores e empresas de capital aberto terão mais controles do que outras empresas.
Muitas vezes, os controles internos se enquadram em um dos dois grupos: objetivo ou atividade. Cada grupo descreve controles de natureza semelhante e tentam proteger as informações financeiras seguindo práticas específicas. A categorização objetiva dos controles inclui princípios que determinam a existência, ocorrência, completude, avaliação e apresentação ou divulgação de informações financeiras. Esses controles se concentram no aspecto contábil dos dados financeiros. As regras e métodos contábeis nacionais determinarão como as empresas registram transações financeiras individuais para que as pessoas tenham uma idéia clara do desempenho financeiro da empresa.
Os controles de atividade regerão a segregação de funções, registro de detenção por departamentos, supervisão de operações, autorização de atividades de funcionários, segurança de documentos financeiros e informações de clientes, salvaguardas físicas e aprovação pela gerência do trabalho concluído. Esses controles se prestam à revisão observacional por proprietários, diretores, gerentes e supervisores. Além disso, esses controles podem precisar de ajustes à medida que a empresa cresce e se expande. Mais locais ou informações levarão a aumentos de papelada e atividades contábeis, o que, por sua vez, significa mais controles.
As empresas de capital aberto são usuários comuns de extensos controles internos devido à regulamentação do governo. Esses regulamentos garantem que as empresas públicas apresentem informações precisas e transparentes aos acionistas, que são os principais proprietários das empresas de capital aberto. Os governos também podem ajustar os regulamentos com frequência para tomar medidas corretivas contra falhas de controle anteriores.
As auditorias ajudam as empresas a determinar a eficácia e a eficiência de seus controles internos. As auditorias - geralmente conduzidas por empresas de contabilidade pública - fornecerão uma opinião de terceiros sobre os controles financeiros e operacionais da empresa. Os auditores garantirão que a empresa esteja em conformidade com os padrões externos, os funcionários não subvertam os controles e os gerentes ou supervisores tenham uma presença ativa nas operações da empresa.
As empresas também podem descobrir, através de auditorias, que seus controles são muito restritivos para operações comerciais. Os controles podem dificultar severamente a maneira como um funcionário conclui uma tarefa exigindo aprovação da gerência ou um segundo funcionário que deve concluir uma parte da tarefa. Esses problemas diminuirão a produtividade enquanto aumentam o tempo de inatividade dos funcionários, forçando essencialmente a empresa a pagar pela inatividade de um funcionário.