Jakie są kontrole wewnętrzne?
Kontrole wewnętrzne to praktyka, która istnieje od setek lat, przede wszystkim w odniesieniu do sposobu zarządzania i ochrony swoich wewnętrznych operacji lub informacji przez organizacje. Powszechną praktyką tych kontroli jest weryfikacja informacji finansowych firmy i stworzenie systemu procesów lub działań w celu zapobiegania oszustwom i malwersacjom. Właściciele firm i menedżerowie są zazwyczaj odpowiedzialni za tworzenie i wdrażanie kontroli wewnętrznych. Większe organizacje i spółki publiczne najczęściej będą miały większą kontrolę niż inne firmy.
Wiele razy kontrole wewnętrzne dzielą się na dwie grupy: cel lub działanie. Każda grupa opisuje kontrole o podobnym charakterze i próbują chronić informacje finansowe zgodnie z określonymi praktykami. Obiektywna kategoryzacja kontroli obejmuje zasady określające istnienie, występowanie, kompletność, wycenę oraz prezentację lub ujawnienie informacji finansowych. Kontrole te koncentrują się na aspekcie księgowym danych finansowych. Krajowe zasady i metody rachunkowości będą określać, w jaki sposób firmy rejestrują poszczególne transakcje finansowe, aby osoby fizyczne miały jasny obraz wyników finansowych firmy.
Kontrola działań będzie regulować podział obowiązków, rejestrowanie zatrzymań przez wydziały, nadzór operacji, autoryzację działań pracowników, bezpieczeństwo dokumentów finansowych i informacji o klientach, zabezpieczenia fizyczne oraz zatwierdzanie przez kierownictwo zakończonej pracy. Kontrole te nadają się do obserwacji obserwacyjnej przez właścicieli, dyrektorów, kierowników i przełożonych. Ponadto te kontrole mogą wymagać dostosowania w miarę rozwoju i rozwoju firmy. Więcej lokalizacji lub informacji doprowadzi do zwiększenia formalności i działań księgowych, co z kolei oznacza większą kontrolę.
Spółki publiczne są powszechnymi użytkownikami szeroko zakrojonych kontroli wewnętrznych ze względu na regulacje rządowe. Przepisy te zapewniają, że spółki publiczne będą przedstawiać dokładne i przejrzyste informacje akcjonariuszom, którzy są głównymi właścicielami spółek publicznych. Rządy mogą również często dostosowywać przepisy, aby podejmować działania naprawcze w związku z błędami kontroli w przeszłości.
Audyty pomagają firmom określić skuteczność i wydajność kontroli wewnętrznej. Audyty - zwykle przeprowadzane przez publiczne firmy księgowe - dostarczą opinii stron trzecich na temat kontroli finansowej i operacyjnej firmy. Audytorzy zapewnią, że firma przestrzega zewnętrznych standardów, pracownicy nie podważają kontroli, a menedżerowie lub przełożeni biorą czynny udział w działalności firmy.
Firmy mogą również stwierdzić poprzez audyty, że ich kontrole są zbyt restrykcyjne dla operacji biznesowych. Kontrole mogą poważnie utrudnić sposób, w jaki pracownik wykonuje zadanie, wymagając zgody kierownictwa lub drugiego pracownika, który musi wykonać część zadania. Problemy te obniżą produktywność, jednocześnie wydłużając przestoje pracowników, co zasadniczo zmusza firmę do zapłaty za brak aktywności pracownika.