Hvad er interne kontroller?
Intern kontrol er en praksis, der har eksisteret i hundreder af år, primært relateret til den måde organisationer administrerer og beskytter deres interne operationer eller information. En almindelig praksis med disse kontroller er at verificere en virksomheds økonomiske oplysninger og oprette et system med processer eller aktiviteter til at forbyde svindel og underslæb. Virksomhedsejere og ledere er typisk ansvarlige for at oprette og implementere interne kontroller. Større organisationer og offentligt ejede virksomheder vil ofte have mere kontrol end andre virksomheder.
Mange gange falder interne kontroller i en af to grupper: objektiv eller aktivitet. Hver gruppe beskriver kontroller, der har lignende karakter og forsøger at beskytte økonomiske oplysninger efter specifik praksis. Den objektive kategorisering af kontroller inkluderer principper, der bestemmer eksistens, forekomst, fuldstændighed, værdiansættelse og præsentation eller videregivelse af finansielle oplysninger. Disse kontroller fokuserer på det regnskabsmæssige aspekt af finansielle data. Nationale regnskabsregler og metoder vil diktere, hvordan virksomheder registrerer individuelle økonomiske transaktioner for at enkeltpersoner skal have en klar idé om virksomhedens økonomiske resultater.
Aktivitetskontroller styrer adskillelsen af opgaver, registrerer tilbageholdelse af afdelinger, overvågning af operationer, autorisation af medarbejderaktiviteter, sikkerhed for økonomiske dokumenter og kundeinformation, fysiske sikkerhedsforanstaltninger og ledelsesgodkendelse af afsluttet arbejde. Disse kontroller egner sig til observationsvurdering af ejere, direktører, ledere og tilsynsførende. Derudover kan disse kontroller muligvis justeres, når virksomheden vokser og udvides. Flere placeringer eller information vil føre til stigninger i papirarbejde og regnskabsaktivitet, hvilket igen betyder flere kontroller.
Offentligt ejede virksomheder er almindelige brugere af omfattende intern kontrol på grund af regeringsregulering. Disse regler sikrer, at offentlige virksomheder vil fremlægge nøjagtige og gennemsigtige oplysninger til aktionærerne, der er de primære ejere af offentligt ejede selskaber. Regeringer kan også tilpasse reguleringer ofte for at træffe korrigerende foranstaltninger fra tidligere kontrolfejl.
Revisioner hjælper virksomheder med at bestemme effektiviteten og effektiviteten af deres interne kontroller. Revisioner - normalt udført af offentlige regnskabsfirmaer - giver en tredjepart udtalelse om et selskabs økonomiske og operationelle kontrol. Revisorer vil sikre, at virksomheden er i overensstemmelse med eksterne standarder, medarbejdere underkaster ikke kontrol, og ledere eller tilsynsførende har en aktiv tilstedeværelse i virksomhedens aktiviteter.
Virksomheder kan også gennem revisioner konstatere, at deres kontrol er for restriktiv til forretningsdrift. Kontroller kan alvorligt hæmme, hvordan en medarbejder udfører en opgave ved at kræve ledelsesgodkendelse eller en anden medarbejder, der skal udføre en del af opgaven. Disse problemer mindsker produktiviteten, mens medarbejdernes nedetid øges, hvilket i det væsentlige tvinger virksomheden til at betale for en medarbejders inaktivitet.