Cosa sono i controlli interni?

I controlli interni sono una pratica che esiste da centinaia di anni, principalmente per quanto riguarda il modo in cui le organizzazioni gestiscono e proteggono le loro operazioni o informazioni interne. Una pratica comune di questi controlli è quella di verificare le informazioni finanziarie di una società e creare un sistema di processi o attività per vietare la frode e l'appropriazione indebita. I proprietari e i dirigenti delle imprese sono generalmente responsabili della creazione e dell'attuazione dei controlli interni. Le organizzazioni più grandi e le società di proprietà pubblica avranno spesso più controlli rispetto ad altre società.

Molte volte, i controlli interni rientrano in uno di due gruppi: obiettivo o attività. Ogni gruppo descrive controlli di natura simile e tenta di proteggere le informazioni finanziarie seguendo pratiche specifiche. La categorizzazione obiettiva dei controlli include principi che determinano l'esistenza, il verificarsi, la completezza, la valutazione e la presentazione o la divulgazione di informazioni finanziarie. Questi controlli si concentrano sull'aspetto contabile dei dati finanziari. Le norme e i metodi nazionali di contabilità determineranno il modo in cui le società registrano le singole transazioni finanziarie per consentire alle persone di avere una chiara idea delle prestazioni finanziarie dell'azienda.

I controlli delle attività regoleranno la separazione dei compiti, la detenzione dei record da parte dei dipartimenti, la supervisione delle operazioni, l'autorizzazione delle attività dei dipendenti, la sicurezza dei documenti finanziari e delle informazioni sui clienti, le garanzie fisiche e l'approvazione della direzione del lavoro completato. Questi controlli si prestano alla revisione osservativa da parte di proprietari, direttori, dirigenti e supervisori. Inoltre, questi controlli potrebbero richiedere aggiustamenti man mano che l'azienda cresce e si espande. Più sedi o informazioni porteranno ad un aumento delle pratiche burocratiche e contabili, il che a sua volta significa più controlli.

Le società pubbliche sono utenti comuni di ampi controlli interni a causa delle normative governative. Tali regolamenti assicurano che le società pubbliche presentino informazioni accurate e trasparenti agli azionisti, che sono i principali proprietari delle società pubbliche. I governi possono anche adeguare frequentemente le normative per adottare misure correttive da fallimenti di controllo passati.

Gli audit aiutano le aziende a determinare l'efficacia e l'efficienza dei loro controlli interni. Gli audit, generalmente condotti da società di revisione, forniranno un parere di terzi sui controlli finanziari e operativi di una società. I revisori assicureranno che l'azienda è conforme agli standard esterni, che i dipendenti non sovvertono i controlli e che i dirigenti o i supervisori hanno una presenza attiva nelle operazioni dell'azienda.

Le società possono anche scoprire attraverso audit che i loro controlli sono troppo restrittivi per le operazioni aziendali. I controlli possono ostacolare gravemente il modo in cui un dipendente completa un'attività richiedendo l'approvazione della direzione o un secondo dipendente che deve completare una parte dell'attività. Questi problemi diminuiranno la produttività aumentando i tempi di inattività dei dipendenti, costringendo sostanzialmente l'azienda a pagare per l'inattività di un dipendente.