¿Cuáles son los diferentes tipos de procedimientos de caja chica?
Las empresas u otras organizaciones establecen procedimientos de caja chica para manejar pequeñas cantidades de efectivo. Llamado un fondo de caja chica, este efectivo se usa para hacer pequeñas compras en lugar de escribir un cheque o usar una tarjeta de crédito de la compañía. Una compañía asignará un custodio cuyo trabajo es asegurarse de que todos los fondos se contabilicen a través de un recibo u otra documentación apropiada.
Por lo general, menos de $ 250 dólares estadounidenses, un fondo de caja chica permite el uso de efectivo para compras pequeñas o reembolsos sin el engorroso proceso de escribir un cheque. Un fondo de caja chica también puede sustituir la necesidad de emitir tarjetas de crédito de la compañía a varias personas que hacen compras pequeñas. Esto a su vez reduce la responsabilidad de la empresa.
Si aún no se ha establecido un fondo de caja chica, se deben establecer procedimientos de caja chica para asegurar que todo el dinero se rastrea y monitorea adecuadamente. A veces, se realizan compras regulares y rutinarias que caen por debajo de una cierta cantidad de dólares y, por lo tanto, hacen que sea ineficiente emitir un cheque para reembolso. En ese caso, uno debe acercarse a un gerente o controlador de una empresa para establecer un fondo de caja chica.
Si ya existe un fondo de caja chica, es esencial tener los procedimientos correctos de caja chica para rastrear el dinero. Esto ocurre de dos maneras: reembolso o anticipo. El reembolso se produce cuando ya se ha realizado una compra y una persona presenta un recibo u otra documentación para que se le devuelva el dinero gastado. Un pago anticipado ocurre cuando se desembolsa efectivo por una compra que aún no se ha realizado. En este caso, se debe insertar un comprobante u otra documentación en el fondo de caja en el momento en que se realiza el desembolso. Este cupón mostrará quién desembolsó el dinero y quién lo recibió, junto con la fecha, el propósito y otra información relevante. El comprobante permanece en el fondo de caja chica hasta que se devuelva un recibo al custodio.
El custodio del fondo de caja chica generalmente se establece en los procedimientos de caja chica. Este suele ser un puesto determinado, como el Administrador de oficina, que se asigna a la tarea. El custodio es responsable de todo el fondo de caja chica. En cualquier momento, la cantidad de dinero en el fondo de caja menor más los comprobantes debe ser igual a la cantidad total original del fondo.
Los procedimientos detallados de caja chica son esenciales para rastrear dinero dentro del fondo de caja chica. Esto se debe a que siempre que hay efectivo, existe la posibilidad de abuso. Un fondo de caja chica debe ser monitoreado frecuentemente por un supervisor para detectar cualquier discrepancia o problema potencial.