Jakie są różne rodzaje drobnych procedur gotówkowych?
Procedury gotówkowe są ustalane przez firmy lub inne organizacje w celu obsługi niewielkich kwot gotówki. Nazywana Petty Cash Fund, ta gotówka jest wykorzystywana do dokonywania małych zakupów zamiast pisania czeku lub korzystania z karty kredytowej firmy. Firma przydzieli opiekunowi, którego zadaniem jest upewnienie się, że wszystkie środki są rozliczane poprzez paragon lub inną odpowiednią dokumentację.
Zwykle mniej niż 250 dolarów dolarów, drobny fundusz gotówkowy umożliwia wykorzystanie gotówki na małe zakupy lub reflektory bez kłopotliwego procesu czeku. Drobny fundusz gotówkowy może również zastąpić potrzebę wydawania kart kredytowych firmy wielu osobom, które dokonują małych zakupów. To z kolei zmniejsza odpowiedzialność za spółkę.
Jeżeli drobny fundusz gotówkowy nie zostanie już ustanowiony, należy ustalić procedury pieniężne, aby zapewnić, że wszystkie pieniądze są właściwie śledzone i monitorowane. Czasami regularne, rutynowe zakupy są, które spadają poniżej określonej kwoty dolara, a zatem MAKE Nieefektywne jest napisanie sprawdzania zwrotu kosztów. W takim przypadku należy zwrócić się do menedżera lub kontrolera firmy w celu ustanowienia drobnego funduszu gotówkowego.
Jeśli istnieje już drobny fundusz gotówkowy, konieczne jest posiadanie odpowiednich drobnych procedur gotówkowych do śledzenia pieniędzy. Dzieje się tak na dwa sposoby: zwrot kosztów lub zaliczki. Zwrot ma miejsce, gdy dokonano już zakupu, a dana osoba składa paragon lub inną dokumentację w celu spłacenia wydanych pieniędzy. Płatność zaliczki występuje, gdy gotówka jest wypłacona za zakup jeszcze nie dokonanego. W takim przypadku kupon lub inna dokumentacja powinna zostać włożona do drobnego funduszu gotówkowego w momencie dokonywania wypłaty. Ten kupon pokaże, kto wypłacił pieniądze, a także, kto otrzymał pieniądze, wraz z datą, celem i innymi istotnymi informacjami. Kupon pozostaje w drobnym funduszu gotówkowym, dopóki paragon nie zostanie zwróconyZatrudnienie.
Custodian of Petty Cash Fund jest zwykle ustalany w drobnych procedurach gotówkowych. Zazwyczaj jest to pewne stanowisko, takie jak menedżer biura, który jest przypisany do obowiązku. Opiekun jest wówczas odpowiedzialny za cały drobny fundusz gotówkowy. W danym momencie kwota pieniędzy w Petty Cash Fund oraz kupony muszą równać się całkowitej pierwotnej kwoty funduszu.
Szczegółowe procedury pieniężne są niezbędne do śledzenia pieniędzy w Petty Cash Fund. Dzieje się tak, ponieważ ilekroć jest gotówka, istnieje potencjał nadużyć. Drobny fundusz gotówkowy powinien być często monitorowany przez przełożonego w celu złapania wszelkich rozbieżności lub potencjalnych problemów.