Jakie są różne rodzaje procedur drobnej gotówki?
Procedury dotyczące drobnych środków pieniężnych są ustanawiane przez firmy lub inne organizacje w celu obsługi niewielkich ilości gotówki. Nazywany funduszem drobnych środków pieniężnych, służy on do dokonywania drobnych zakupów zamiast wypisywania czeku lub korzystania z firmowej karty kredytowej. Firma wyznaczy depozytariusza, którego zadaniem jest dopilnowanie, aby wszystkie środki pieniężne zostały zaksięgowane poprzez pokwitowanie lub inną odpowiednią dokumentację.
Zwykle mniej niż 250 USD, drobny fundusz gotówkowy pozwala na wykorzystanie gotówki na drobne zakupy lub zwroty bez kłopotliwego procesu wystawiania czeku. Drobny fundusz gotówkowy może również zastąpić potrzebę wydawania firmowych kart kredytowych wielu osobom, które dokonują niewielkich zakupów. To z kolei zmniejsza odpowiedzialność firmy.
Jeśli fundusz drobnych środków pieniężnych nie został jeszcze ustanowiony, należy ustanowić procedury drobnych środków pieniężnych, aby zapewnić właściwe śledzenie i monitorowanie wszystkich pieniędzy. Czasami dokonywane są regularne, rutynowe zakupy, które spadają poniżej określonej kwoty w dolarach, przez co nieefektywne jest wystawianie czeku na zwrot. W takim przypadku należy skontaktować się z zarządcą lub kontrolerem firmy w celu ustanowienia drobnego funduszu gotówkowego.
Jeśli fundusz drobnej gotówki już istnieje, niezbędne są odpowiednie procedury drobnej gotówki do śledzenia pieniędzy. Dzieje się to na dwa sposoby: zwrot lub zaliczka. Zwrot następuje, gdy zakup został już dokonany, a osoba przedłoży paragon lub inną dokumentację w celu uzyskania zwrotu za wydane pieniądze. Zaliczka następuje, gdy gotówka jest wypłacana na zakup jeszcze nie dokonany. W takim przypadku kupon lub inną dokumentację należy włożyć do funduszu pieniężnego w momencie dokonywania wypłaty. Ten kupon pokaże, kto wypłacił pieniądze, a także kto je otrzymał, wraz z datą, celem i innymi istotnymi informacjami. Kupon pozostaje w funduszu pieniężnym, dopóki paragon nie zostanie zwrócony depozytariuszowi.
Depozytariusz funduszu drobnych środków pieniężnych zwykle ustanawia się w ramach procedur drobnych środków pieniężnych. Zazwyczaj jest to określone stanowisko, takie jak Office Manager, przypisane do obowiązku. Depozytariusz jest wówczas odpowiedzialny za cały fundusz drobnych środków pieniężnych. W dowolnym momencie kwota pieniędzy w drobnym funduszu pieniężnym plus kupony muszą być równe całkowitej pierwotnej kwocie funduszu.
Szczegółowe procedury dotyczące drobnych środków pieniężnych są niezbędne do śledzenia pieniędzy w funduszu drobnych środków pieniężnych. Dzieje się tak, ponieważ ilekroć jest gotówka, istnieje możliwość nadużycia. Drobny fundusz pieniężny powinien być często monitorowany przez przełożonego, aby wykryć wszelkie rozbieżności lub potencjalne problemy.