Wat zijn de verschillende soorten kleine geldprocedures?
Kleine geldprocedures worden door bedrijven of andere organisaties ingesteld om kleine hoeveelheden contant geld te verwerken. Dit geld wordt een klein geldfonds genoemd en wordt gebruikt om kleine aankopen te doen in plaats van een cheque te schrijven of een bedrijfscreditcard te gebruiken. Een bedrijf zal een bewaarder toewijzen wiens taak het is om ervoor te zorgen dat alle gelden worden verantwoord via een ontvangstbewijs of andere relevante documentatie.
Meestal minder dan $ 250 US Dollars, een klein geldfonds maakt het gebruik van geld voor kleine aankopen of vergoedingen mogelijk zonder het omslachtige proces van het schrijven van een cheque. Een kleingeldfonds kan ook de behoefte aan het uitgeven van bedrijfscreditcards vervangen door meerdere mensen die kleine aankopen doen. Dit op zijn beurt vermindert de aansprakelijkheid voor het bedrijf.
Als er nog geen kleingeldfonds is opgericht, moeten kleingeldprocedures worden ingesteld om ervoor te zorgen dat al het geld correct wordt gevolgd en gecontroleerd. Soms worden reguliere, routinematige aankopen gedaan die onder een bepaald dollarbedrag vallen en daarom het inefficiënt maken om een cheque voor terugbetaling te schrijven. In dat geval moet u een manager of controller van een bedrijf benaderen om een klein geldfonds op te richten.
Als er al een kleingeldfonds bestaat, is het essentieel om de juiste kleingeldprocedures te hebben om het geld te volgen. Dit gebeurt op twee manieren: terugbetaling of vooruitbetaling. Terugbetaling vindt plaats wanneer een aankoop al is gedaan en een persoon een ontvangstbewijs of andere documentatie indient om te worden terugbetaald voor uitgegeven geld. Een vooruitbetaling vindt plaats wanneer contant geld wordt uitbetaald voor een aankoop die nog niet is gedaan. In dit geval moet een tegoedbon of andere documentatie worden ingevoegd in het kleingeldfonds op het moment dat de betaling wordt gedaan. Deze voucher laat zien wie het geld heeft uitgegeven en wie het geld heeft ontvangen, samen met de datum, het doel en andere relevante informatie. De tegoedbon blijft in het kleingeldfonds totdat een ontvangstbewijs aan de bewaarder wordt geretourneerd.
De bewaarder van het kleingeldfonds wordt meestal gevestigd in de kleingeldprocedures. Dit is meestal een bepaalde functie, zoals Office Manager, die aan de taak is toegewezen. De bewaarder is dan verantwoordelijk voor het gehele kleine geldfonds. Op elk willekeurig moment moet het bedrag in het kleingeldfonds plus de vouchers gelijk zijn aan het totale oorspronkelijke bedrag van het fonds.
Gedetailleerde kleine kasprocedures zijn essentieel voor het volgen van geld binnen het kleine kasfonds. Dit komt omdat wanneer er contant geld is, er een potentieel is voor misbruik. Een klein kasfonds moet regelmatig door een toezichthouder worden gecontroleerd om eventuele discrepanties of mogelijke problemen op te vangen.