Quais são os diferentes tipos de procedimentos de caixa pequeno?
Os procedimentos para pequenos fundos são estabelecidos por empresas ou outras organizações para lidar com pequenas quantidades de dinheiro. Chamado de fundo de caixa pequeno, esse dinheiro é usado para fazer pequenas compras, em vez de emitir um cheque ou usar um cartão de crédito da empresa. Uma empresa designará um custodiante cujo trabalho é garantir que todo o dinheiro seja contabilizado por meio de um recibo ou outra documentação apropriada.
Normalmente, com menos de US $ 250 dólares, um fundo de caixa permite o uso de dinheiro para pequenas compras ou reembolsos sem o processo complicado de escrever um cheque. Um fundo de caixa pequeno também pode substituir a necessidade de emitir cartões de crédito da empresa para várias pessoas que fazem pequenas compras. Isso, por sua vez, reduz a responsabilidade pela empresa.
Se um fundo de caixa pequeno ainda não estiver estabelecido, procedimentos de caixa pequeno devem ser estabelecidos para garantir que todo o dinheiro seja adequadamente rastreado e monitorado. Às vezes, são feitas compras rotineiras que caem abaixo de uma determinada quantia em dólar e, portanto, tornam ineficaz a verificação de um cheque para reembolso. Nesse caso, deve-se abordar um gerente ou controlador de uma empresa para estabelecer um fundo de caixa pequeno.
Se já existe um fundo para pequenos fundos, é essencial ter os procedimentos certos para acompanhar o dinheiro. Isso acontece de duas maneiras: reembolso ou adiantamento. O reembolso ocorre quando uma compra já foi feita e uma pessoa envia um recibo ou outra documentação para ser reembolsado pelo dinheiro gasto. Um adiantamento ocorre quando o dinheiro é desembolsado para uma compra ainda não realizada. Nesse caso, um voucher ou outra documentação deve ser inserida no fundo de caixa pequeno no momento em que o desembolso é feito. Este comprovante mostrará quem desembolsou o dinheiro, bem como quem recebeu o dinheiro, juntamente com a data, o objetivo e outras informações relevantes. O comprovante permanece no fundo de caixa pequeno até que um recibo seja devolvido ao custodiante.
O custodiante do fundo de caixa pequeno é geralmente estabelecido nos procedimentos de caixa pequeno. Normalmente, essa é uma determinada posição, como o Office Manager, atribuída à tarefa. O custodiante é então responsável por todo o fundo de caixa pequeno. A qualquer momento, a quantia em dinheiro no fundo de caixa pequeno, mais os comprovantes, deve ser igual ao valor original total do fundo.
Procedimentos detalhados para pequenos fundos são essenciais para rastrear dinheiro dentro do fundo de pequenos fundos. Isso ocorre porque sempre que há dinheiro, há um potencial de abuso. Um fundo de caixa pequeno deve ser monitorado com freqüência por um supervisor para detectar discrepâncias ou problemas em potencial.