Hva er de forskjellige typene småkravsmetoder?

Små kontantprosedyrer er etablert av virksomheter eller andre organisasjoner for å håndtere små kontanter. Kalt et småkassefond brukes disse kontantene til å gjøre små kjøp i stedet for å skrive en sjekk eller bruke et firmakredittkort. Et selskap vil tildele en depotperson som har som oppgave å sørge for at alle penger blir regnskapsført gjennom en kvittering eller annen relevant dokumentasjon.

Vanligvis mindre enn $ 250 amerikanske dollar, gir et småkassefond bruk av kontanter til små kjøp eller refusjon uten den tungvinte prosessen med å skrive en sjekk. Et småkassefond kan også erstatte behovet for å utstede firmakredittkort til flere personer som gjør små kjøp. Dette reduserer igjen ansvaret for selskapet.

Hvis det ikke allerede er opprettet et småkassefond, må det opprettes småkontantprosedyrer for å sikre at alle pengene blir sporet riktig og overvåket. Noen ganger foretas regelmessige, rutinemessige kjøp som faller under et visst dollarbeløp og derfor gjør det ineffektivt å skrive en sjekk for refusjon. I så fall bør man henvende seg til en leder eller kontrollør av et selskap for å opprette et småkassefond.

Hvis det allerede eksisterer et småkassefond, er det viktig å ha de riktige småkasseprosedyrene for å spore pengene. Dette skjer på to måter: refusjon eller forskuddsbetaling. Refusjon skjer når et kjøp allerede er gjort og en person sender inn kvittering eller annen dokumentasjon for å få tilbakebetalt for pengene brukt. En forskuddsbetaling skjer når kontanter blir utbetalt for et kjøp som ennå ikke er foretatt. I dette tilfellet bør en kupong eller annen dokumentasjon settes inn i småkassefondet på tidspunktet for utbetalingen. Denne kupongen viser hvem som har utbetalt pengene, og hvem som mottok pengene, sammen med dato, formål og annen relevant informasjon. Kupongen blir liggende i småkassefondet til en kvittering er returnert til depotmottakeren.

Depotmottaker for småkassefondet er vanligvis etablert i småkontantprosedyrene. Dette er vanligvis en viss stilling, som Office Manager, som er tildelt plikten. Depotmannen er da ansvarlig for hele småkassefondet. Til enhver tid må mengden penger i småkassefondet pluss kupongene være lik det totale opprinnelige beløpet til fondet.

Detaljerte prosedyrer for smålig kontanter er viktige for å spore penger i småkassefondet. Dette skyldes at når det er penger, er det et potensial for misbruk. Et småkassefond bør overvåkes ofte av en veileder for å fange opp avvik eller potensielle problemer.