Hvad er de forskellige typer af småkontantprocedurer?

Små kontantprocedurer etableres af virksomheder eller andre organisationer for at håndtere små kontantbeløb. Kaldes en små kontant fond, disse kontanter bruges til at foretage små køb i stedet for at skrive en check eller bruge et firma kreditkort. Et firma tildeler en depotmand, hvis opgave det er at sikre, at alle penge er regnskabsmæssigt gennem en kvittering eller anden relevant dokumentation.

Normalt mindre end $ 250 amerikanske dollars, giver en små kontant fond brugen af ​​kontanter til små køb eller refusion uden den besværlige proces med at skrive en check. En lille kontant fond kan også erstatte behovet for at udstede firmakreditkort til flere personer, der foretager små køb. Dette reducerer igen ansvaret for virksomheden.

Hvis der ikke allerede er oprettet en småkontantfond, skal der oprettes småkontantprocedurer for at sikre, at alle penge spores korrekt og overvåges. Nogle gange foretages regelmæssige, rutinemæssige køb, der falder til under et vist dollarbeløb og derfor gør det ineffektivt at skrive en check til refusion. I dette tilfælde skal man henvende sig til en leder eller en controller af et firma for at oprette en små kontantfond.

Hvis der allerede findes en småkontantfond, er det vigtigt at have de rigtige småkontantprocedurer til at spore pengene. Dette sker på to måder: refusion eller forskud. Refusion sker, når et køb allerede er foretaget, og en person indsender en kvittering eller anden dokumentation for at blive tilbagebetalt for brugt penge. En forskud opstår, når kontanter udbetales for et køb, der endnu ikke er foretaget. I dette tilfælde skal en kupon eller anden dokumentation indsættes i småkontantfonden på det tidspunkt, hvor udbetalingen foretages. Denne voucher viser, hvem der har udbetalt pengene, og hvem der har modtaget pengene sammen med dato, formål og andre relevante oplysninger. Kuponen forbliver i småkontantfonden, indtil en kvittering returneres til depotmanden.

Depotmand for småkontantfonden er normalt oprettet i småkontantprocedurerne. Dette er typisk en bestemt position, som Office Manager, der er tildelt pligten. Depotmanden er derefter ansvarlig for hele småkontantfonden. På ethvert givet tidspunkt skal mængden af ​​penge i småkontantfonden plus værdikuponer svare til det samlede oprindelige beløb for fonden.

Detaljerede småkontantprocedurer er vigtige for at spore penge inden for småkontantfonden. Dette skyldes, at når der er kontanter, er der et potentiale for misbrug. En lille kontant fond bør overvåges ofte af en vejleder for at fange eventuelle uoverensstemmelser eller potentielle problemer.