Hvad er de forskellige typer små kontante procedurer?

Petty Cash Procedures etableres af virksomheder eller andre organisationer til at håndtere små mængder kontanter. Kaldte en lille kontantfond, bruges denne kontanter til at foretage små køb i stedet for at skrive en check eller bruge et firmakreditkort. En virksomhed tildeler en depotmand, hvis job det er at sikre sig, at alle penge er redegjort for gennem en kvittering eller anden passende dokumentation.

Normalt mindre end $ 250 dollars, en lille kontantfond giver mulighed for brug af kontanter til små køb eller refusion uden den besværlige proces med at skrive en check. En lille kontantfond kan også erstatte behovet for at udstede virksomhedskreditkort til flere personer, der foretager små køb. Dette reducerer igen ansvar for virksomheden.

Hvis der ikke allerede er etableret en lille kontantfond, skal der fastlægges små kontante procedurer for at sikre, at alle penge spores korrekt og overvåges. Nogle gange foretages regelmæssige, rutinemæssige køb, der falder under et bestemt dollarbeløb og derfor make Det ineffektivt at skrive en check for refusion. I dette tilfælde skal man henvende sig til en manager eller controller af et selskab for at oprette en lille kontantfond.

Hvis der allerede findes en lille kontantfond, er det vigtigt at have de rigtige små kontante procedurer til at spore pengene. Dette sker to måder: refusion eller forskud på. Refusion opstår, når der allerede er foretaget et køb, og en person indsender en kvittering eller anden dokumentation for at blive betalt tilbage for brugte penge. Der opstår en forhåndsbetaling, når kontanter udbetales for et køb, der endnu ikke er foretaget. I dette tilfælde skal der indsættes en voucher eller anden dokumentation i den små kontante fond på det tidspunkt, hvor udbetalingen foretages. Denne voucher viser, hvem der udbetalte pengene, såvel som hvem der modtog pengene sammen med datoen, formålet og andre relevante oplysninger. Kuponen forbliver i den små kontante fond, indtil en kvittering returneres tilBetellen.

Forvalteren for den små kontante fond er normalt etableret i de små kontante procedurer. Dette er typisk en bestemt position, som kontorchef, der er tildelt pligten. Betellen er derefter ansvarlig for hele Petty Cash Fund. På ethvert givet tidspunkt skal mængden af ​​penge i den små kontante fond plus værdikuponer svarer til det samlede oprindelige beløb for fonden.

Detaljerede små kontante procedurer er vigtige for at spore penge i den små kontante fond. Dette skyldes, at når der er kontanter, er der et potentiale for misbrug. En lille kontantfond bør ofte overvåges af en vejleder for at fange uoverensstemmelser eller potentielle problemer.