Quels sont les différents types de procédures de petite caisse?
Les procédures de petite caisse sont établies par les entreprises ou d’autres organisations pour gérer de petites sommes d’argent. Appelé fonds de petite caisse, cet argent sert à faire de petits achats au lieu de signer un chèque ou d’utiliser une carte de crédit d’entreprise. Une entreprise désignera un dépositaire chargé de veiller à ce que toutes les sommes soient comptabilisées au moyen d'un reçu ou d'une autre documentation appropriée.
Généralement inférieur à 250 dollars US, un fonds de petite caisse permet d’utiliser de l’argent comptant pour de petits achats ou des remboursements sans la lourdeur du processus de rédaction du chèque. Un fonds de petite caisse peut également remplacer la nécessité d’émettre des cartes de crédit d’entreprise à plusieurs personnes effectuant de petits achats. Cela réduit à son tour la responsabilité de l'entreprise.
Si un fonds de petite caisse n'est pas déjà créé, des procédures de petite caisse doivent être établies pour garantir que tout l'argent est correctement suivi et surveillé. Parfois, des achats de routine sont effectués avec un montant inférieur à un certain montant, ce qui rend donc inefficace l’écriture d’un chèque de remboursement. Dans ce cas, il faut contacter un responsable ou un contrôleur d’une entreprise pour créer un fonds de petite caisse.
Si un fonds de petite caisse existe déjà, il est essentiel de disposer des procédures adéquates pour le suivi de l'argent. Cela se produit de deux manières: remboursement ou paiement anticipé. Le remboursement a lieu lorsqu'un achat a déjà été effectué et qu'une personne présente un reçu ou une autre documentation afin d'être remboursée pour l'argent dépensé. Un paiement anticipé se produit lorsque l’argent est décaissé pour un achat non encore effectué. Dans ce cas, une pièce justificative ou tout autre document doit être inséré dans le fonds de petite caisse au moment du décaissement. Ce bon indiquera qui a déboursé l'argent ainsi que qui l'a reçu, ainsi que la date, le but et d'autres informations pertinentes. Le coupon reste dans la petite caisse jusqu'à ce qu'un reçu soit retourné au dépositaire.
Le dépositaire du fonds de petite caisse est généralement établi dans les procédures relatives à la petite caisse. Il s’agit généralement d’un poste spécifique, tel que Gestionnaire de bureau, affecté à cette tâche. Le dépositaire est alors responsable de la totalité de la petite caisse. À tout moment, le montant de la petite caisse et des pièces justificatives doit être égal au montant total initial du fonds.
Les procédures détaillées relatives à la petite caisse sont essentielles au suivi de l’argent dans le fonds de la petite caisse. C'est parce que chaque fois qu'il y a de l'argent, il y a un risque d'abus. Un superviseur doit surveiller fréquemment les fonds de petite caisse pour détecter tout écart ou problème potentiel.