Jaké jsou různé typy drobných hotovostních procedur?
Podniky nebo jiné organizace zavádějí drobné hotovostní postupy pro zpracování malého množství hotovosti. Tato hotovost se nazývá drobný peněžní fond a používá se k drobným nákupům namísto psaní šeku nebo pomocí firemní kreditní karty. Společnost určí opatrovníka, jehož úkolem je zajistit, aby byly všechny peníze zaúčtovány prostřednictvím účtenky nebo jiné vhodné dokumentace.
Drobný hotovostní fond, obvykle menší než 250 USD, umožňuje použití hotovosti pro malé nákupy nebo úhrady bez těžkopádného procesu psaní šeku. Drobný hotovostní fond může také nahradit potřebu vydávání firemních kreditních karet více lidem, kteří provádějí malé nákupy. To zase snižuje odpovědnost za společnost.
Pokud drobný hotovostní fond ještě není zřízen, musí být zavedeny drobné hotovostní postupy, aby bylo zajištěno, že všechny peníze jsou řádně sledovány a sledovány. Někdy se provádějí běžné a běžné nákupy, které klesnou pod určitou částku v dolarech, a proto je neúčinné zapisovat šek na úhradu. V takovém případě byste se měli obrátit na manažera nebo správce společnosti, aby vytvořili drobný hotovostní fond.
Pokud již drobný hotovostní fond existuje, je nezbytné mít k dispozici správné postupy pro drobné hotovost, aby bylo možné sledovat peníze. K tomu dochází dvěma způsoby: vrácení peněz nebo záloha. K úhradě dochází, když již byl nákup proveden a osoba předloží potvrzení nebo jinou dokumentaci, aby byla vrácena zpět za vynaložené peníze. Záloha nastane, když je hotovost vyplacena za dosud neuskutečněný nákup. V takovém případě by měl být do drobného hotovostního fondu vložen v okamžiku vyplacení poukázka nebo jiná dokumentace. Tento poukaz ukáže, kdo peníze vyplatil a kdo peníze obdržel, spolu s datem, účelem a dalšími relevantními informacemi. Doklad zůstává v drobném hotovostním fondu, dokud není vrácena potvrzení o úschově.
Depozitář drobného hotovostního fondu je obvykle zřízen v rámci drobných hotovostních postupů. Toto je obvykle určitá pozice, jako je Office Manager, která je přidělena službě. Depozitář pak odpovídá za celý drobný hotovostní fond. Částka peněz v drobném peněžním fondu plus poukázky se musí v každém okamžiku rovnat celkové původní částce fondu.
Podrobné postupy pro drobné peníze jsou nezbytné pro sledování peněz v drobném peněžním fondu. Je tomu tak proto, že vždy, když je hotovost, existuje riziko zneužití. Drobný peněžní fond by měl být dohlížitelem často sledován, aby zachytil jakékoli nesrovnalosti nebo potenciální problémy.