Vilka är de olika typerna av små kontantförfaranden?

Förfaranden för småkassa inrättas av företag eller andra organisationer för att hantera små mängder kontanter. Kallas en småkassa, används dessa kontanter för att göra små inköp i stället för att skriva en check eller använda ett företagskreditkort. Ett företag tilldelar en vårdnadshavare vars uppgift är att se till att alla pengar redovisas genom ett kvitto eller annan lämplig dokumentation.

Vanligtvis gör mindre än $ 250 amerikanska dollar, en småkassa möjliggör användning av kontanter för små köp eller återbetalningar utan den besvärliga processen att skriva en check. En småkassa kan också ersätta behovet av att utfärda företagskreditkort till flera personer som gör små inköp. Detta reducerar i sin tur ansvaret för företaget.

Om en småkassa inte redan har upprättats måste små kontantförfaranden inrättas för att säkerställa att alla pengar spåras och övervakas korrekt. Ibland görs regelbundna, rutinmässiga köp som faller under ett visst dollarbelopp och därför gör det ineffektivt att skriva en check för återbetalning. I så fall bör man kontakta en chef eller en controller för ett företag för att upprätta en småkassa.

Om det redan finns en småkassefond, är det viktigt att ha rätt småkassaförfaranden för att spåra pengarna. Detta händer på två sätt: återbetalning eller förskottsbetalning. Återbetalning sker när ett köp redan har gjorts och en person lämnar in ett kvitto eller annan dokumentation för att få tillbaka pengarna. En förskottsbetalning inträffar när kontanter betalas ut för ett köp som ännu inte har gjorts. I det här fallet bör en kupong eller annan dokumentation läggas in i småkassa vid utbetalningen. Denna kupong visar vem som har betalat ut pengarna och vem som fick pengarna, tillsammans med datum, syfte och annan relevant information. Kupongen förblir i småkassa tills ett kvitto återlämnas till vårdnadshavaren.

Förvaringsinstitutet för småkassa är vanligtvis upprättat i småkassa-förfarandena. Detta är vanligtvis en viss position, som Office Manager, som tilldelas plikten. Förvaringsansvarig är då ansvarig för hela småkassa. Vid varje given tidpunkt måste summan av pengar i småkassa samt kuponger vara lika med det totala ursprungliga beloppet för fonden.

Detaljerade procedurer för småkassa är viktiga för att spåra pengar inom småkassa. Detta beror på att när det finns kontanter finns det en potential för missbruk. En småkassa bör övervakas ofta av en handledare för att fånga avvikelser eller potentiella problem.