¿Cuáles son los pros y los contras de un presupuesto flexible?
Un presupuesto flexible tiende a representar con mayor precisión tanto el requisito de flujo de efectivo de entrada en un negocio como las ganancias de ventas proyectadas en comparación con un presupuesto estático. Sin embargo, se sabe que los presupuestos estáticos son mucho más simples de administrar y generalmente se crean antes de que comience el proceso de producción en una empresa. Dado que un presupuesto flexible intenta adaptarse a los niveles cambiantes de recursos en el inventario y el consumo, ofrece un nivel de control más preciso sobre los procesos comerciales que un presupuesto estático. Los presupuestos variables también tienden a predecir mejor las demandas futuras del negocio y a ajustarse a factores externos inesperados que pueden afectar la productividad.
El hecho de que una empresa utilice un presupuesto flexible o un presupuesto estático depende en gran medida de la naturaleza del ciclo económico y de la temporada. La sofisticación del departamento de contabilidad para manejar la tarea más compleja de administrar un presupuesto dinámico también es importante para determinar si los cambios frecuentes e inesperados pueden abordarse adecuadamente. En las empresas que cotizan en bolsa, a menudo se utiliza una combinación de ambos enfoques. Se produce un presupuesto estático anual para proporcionar a los analistas e inversores una dirección predecible para la empresa, y también se crean presupuestos flexibles a corto plazo, ya sea trimestralmente o mensualmente, para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado a medida que surjan.
Elegir los tipos de presupuestos apropiados para las empresas también depende de cuán grande sea el nivel de variación en términos de aumento o disminución de las ganancias. Esta variación también se ve directamente afectada por la naturaleza de los gastos, que pueden ser fijos o fluctuantes. Un presupuesto estático se acerca a la variación al tratar de trabajar con exceso de recursos de antemano para detectar posibles cambios en la demanda en el futuro y, por lo tanto, puede generar problemas con el inventario. Un presupuesto flexible, por otro lado, solo se crea una vez que se conoce el volumen real de ventas, lo que reduce en gran medida los problemas de variación, como las ineficiencias en la mano de obra disponible, pero, al mismo tiempo, hace que el presupuesto flexible sea una preocupación más inmediata y crítica para las operaciones del día a día.
Una de las ventajas clave de la presupuestación flexible es que proporciona a la administración datos en tiempo real sobre los resultados proyectados versus los reales en el producto versus los costos y los niveles de eficiencia en su administración. Esto significa que ofrece un control de costos mucho mayor sobre una operación comercial y la hace más competitiva. Esto también apunta con mayor precisión donde los niveles de rendimiento están por debajo de las expectativas. Un enfoque que adoptan las empresas más grandes para lidiar con tales variables es tener un presupuesto estático para la organización general y un presupuesto flexible para cada departamento individual.
Sin embargo, una caída importante del presupuesto flexible es que no se puede crear hasta que se hayan generado algunas cifras de ventas. Esto significa que un presupuesto flexible se basa inicialmente en los niveles de rendimiento del presupuesto estático del último trimestre. Por lo tanto, usar un presupuesto flexible por primera vez puede causar algunos problemas al proporcionar la cantidad correcta de recursos para satisfacer las necesidades actuales. Las secciones de una empresa que crecen rápidamente pueden estar subfinanciadas, mientras que otras tienen un presupuesto excesivo hasta que se acumulan datos y los presupuestos flexibles se vuelven más precisos para rastrear y respaldar las tendencias en curso. Esto es superior al uso de un presupuesto estático solo, lo que puede conducir a pérdidas comerciales debido a la falta de movilidad para poder comprar nuevos equipos cuando sea inesperadamente necesario o para canalizar adecuadamente el capital a sectores con un rendimiento inferior o superior.