Quali sono i pro e i contro di un budget flessibile?
Un budget flessibile tende a rappresentare in modo più accurato sia il requisito di input di flusso di cassa in un'azienda, sia i profitti delle vendite previsti rispetto a un budget statico. I budget statici, tuttavia, sono noti per essere molto più semplici da gestire e vengono generalmente creati prima ancora che inizi il processo di produzione in un'azienda. Poiché un budget flessibile cerca di adattarsi ai mutevoli livelli di risorse nell'inventario e nel consumo, offre un livello più preciso di controllo sui processi aziendali rispetto a un budget statico. I budget variabili tendono inoltre ad essere migliori nel prevedere le esigenze future dell'azienda e adeguarsi a fattori esterni imprevisti che possono influire sulla produttività.
Se un budget flessibile o statico viene utilizzato da un'azienda è in gran parte determinato dalla natura del ciclo economico e da quanto può essere stagionale. La sofisticazione del reparto contabilità per gestire il compito più complesso di gestione di un bilancio dinamico è anche importante nel determinare se eventuali cambiamenti frequenti e imprevisti possano essere affrontati correttamente. Nelle società quotate in borsa viene spesso utilizzata una combinazione di entrambi gli approcci. Viene prodotto un budget statico annuale per fornire agli analisti e agli investitori una direzione prevedibile per l'azienda, e vengono creati anche budget flessibili a breve termine su base trimestrale o mensile per adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato quando si presentano.
La scelta dei tipi di budget adeguati per le aziende dipende anche dalla portata del livello di varianza in termini di aumento o riduzione dei profitti. Questa variazione è direttamente influenzata anche dalla natura delle spese, che possono essere fisse o di natura fluttuante. Un budget statico si avvicina alla varianza cercando di lavorare in anticipo sulle risorse in eccesso per eventuali cambiamenti nella domanda lungo la strada e può quindi portare a problemi con l'inventario. Un budget flessibile, d'altra parte, viene creato solo quando si conosce il volume effettivo delle vendite, il che riduce notevolmente i problemi di varianza come inefficienze nella manodopera disponibile, ma, allo stesso tempo, rende il budget flessibile una preoccupazione più immediata e critica per le operazioni quotidiane.
Uno dei vantaggi chiave del budgeting flessibile è che fornisce alla gestione dati in tempo reale sui risultati previsti rispetto ai risultati effettivi del prodotto rispetto ai costi e ai livelli di efficienza nella loro gestione. Ciò significa che offre un controllo dei costi molto maggiore su un'operazione commerciale e la rende più competitiva. Ciò si rivolge anche con maggiore precisione laddove i livelli di prestazione scendono al di sotto o soddisfano le aspettative. Un approccio adottato dalle grandi aziende per gestire tali variabili è disporre di un budget statico per l'organizzazione complessiva e di un budget flessibile per ogni singolo reparto.
Un calo significativo del budget flessibile, tuttavia, è che non può essere creato fino a quando non sono stati generati alcuni dati sulle vendite. Ciò significa che un budget flessibile è inizialmente basato sui livelli di performance del budget statico di un trimestre passato. L'uso di un budget flessibile per la prima volta può quindi causare alcuni problemi nel fornire la giusta quantità di risorse per soddisfare le esigenze attuali. Sezioni in rapida crescita di una società possono essere sottofinanziate, mentre altre sono sovra budgetate fino a quando i dati non si accumulano e i budget flessibili diventano più precisi nel tracciare e supportare le tendenze in corso. Ciò è superiore all'utilizzo di un budget statico da solo, che può portare a perdite aziendali a causa della mancanza di mobilità nel poter acquistare nuove attrezzature in caso di necessità imprevista o incanalare correttamente il capitale verso settori con prestazioni insufficienti e sovraperformanti.