Hva er fordeler og ulemper med et fleksibelt budsjett?
Et fleksibelt budsjett har en tendens til å representere mer nøyaktig både kravet til kontantstrøm fra innsatsen til en virksomhet, så vel som anslått salgsgevinst sammenlignet med et statisk budsjett. Statiske budsjetter er imidlertid kjent for å være mye enklere å administrere og opprettes vanligvis før produksjonsprosessen i et selskap til og med begynner. Siden et fleksibelt budsjett prøver å tilpasse seg endrede ressursnivåer i lager og forbruk, gir det et mer presist nivå av kontroll over forretningsprosesser enn et statisk budsjett kan. Variable budsjetter har også en tendens til å være flinkere til å forutsi fremtidige krav til virksomheten og tilpasse seg uventede eksterne faktorer enn som kan påvirke produktiviteten.
Om et fleksibelt budsjett eller statisk budsjett brukes av en virksomhet, bestemmes i stor grad av arten av konjunkturene og hvor sesongmessig den kan være. Den sofistikerte regnskapsavdelingen for å håndtere den mer komplekse oppgaven med å styre et dynamisk budsjett er også viktig for å avgjøre om noen hyppige og uventede endringer kan adresseres på riktig måte. I børsnoterte selskaper brukes ofte en kombinasjon av begge tilnærminger. Det produseres et årlig statisk budsjett for å gi analytikere og investorer en forutsigbar retning for selskapet, og kortsiktige fleksible budsjetter enten på kvartalsvis eller månedlig basis blir også laget for å tilpasse seg endrede markedsforhold når de oppstår.
Valg av passende budsjetttyper for virksomheter er også avhengig av hvor stort variansnivået faktisk er når det gjelder økt eller redusert fortjeneste. Denne variansen påvirkes også direkte av utgifternes art, som kan være faste eller svingende i naturen. Et statisk budsjett nærmer seg varians ved å prøve å jobbe i overflødige ressurser på forhånd for eventuelle endringer i etterspørsel nede i veien, og kan derfor føre til problemer med varelager. Et fleksibelt budsjett, derimot, opprettes bare når det faktiske salgsvolumet er kjent, noe som reduserer variansproblemer som ineffektivitet i tilgjengelig arbeidskraft i stor grad, men samtidig gjør det fleksible budsjettet til en mer umiddelbar og kritisk bekymring for den daglige driften.
En av de viktigste fordelene med fleksibelt budsjettering er at det gir ledelsen med sanntidsdata om prosjekterte kontra faktiske utfall i produkt kontra kostnader og effektivitetsnivåer i å håndtere dem. Dette betyr at det gir mye større kostnadskontroll over en forretningsdrift og gjør den mer konkurransedyktig. Dette målretter også mer nøyaktig der prestasjonsnivået faller under eller når forventningene oppfylles. En tilnærming som større selskaper tar for å håndtere slike variabler er å ha et statisk budsjett for den samlede organisasjonen, og et fleksibelt budsjett for hver enkelt avdeling.
En betydelig undergang til det fleksible budsjettet er imidlertid at det ikke kan opprettes før det er generert noen salgstall. Dette betyr at et fleksibelt budsjett i utgangspunktet er basert på resultatnivåene for det siste kvartals statiske budsjett. Å bruke et fleksibelt budsjett for første gang kan derfor føre til at noen problemer med å skaffe riktig mengde ressurser til å dekke dagens behov. Raskt voksende deler av et selskap kan bli underfinansiert, mens andre er over budsjettert til data samler seg og fleksible budsjetter blir mer nøyaktige når det gjelder å spore og støtte løpende trender. Dette er bedre enn å bruke et statisk budsjett alene, noe som kan føre til tap av virksomheten på grunn av mangel på mobilitet i å kunne kjøpe nytt utstyr når det uventet trengs eller riktig kanalisere kapital til under- og overpresterende sektorer.