Wat zijn de voor- en nadelen van een flexibel budget?

Een flexibel budget heeft de neiging om zowel de vereiste voor input-cashflow in een bedrijf, als verwachte verkoopwinsten in vergelijking met een statisch budget beter weer te geven. Het is echter bekend dat statische budgetten veel eenvoudiger te beheren zijn en meestal worden gemaakt voordat het productieproces in een bedrijf begint. Aangezien een flexibel budget zich probeert aan te passen aan veranderende resourceniveaus in voorraad en verbruik, biedt het een nauwkeuriger niveau van controle over bedrijfsprocessen dan een statisch budget. Variabele budgetten zijn ook vaak beter in het voorspellen van toekomstige eisen voor het bedrijf en het corrigeren voor onverwachte externe factoren dan de productiviteit kan beïnvloeden.

Of een bedrijf een flexibel budget of een statisch budget gebruikt, wordt grotendeels bepaald door de aard van de conjunctuur en hoe seizoensgebonden deze kan zijn. De verfijning van de boekhoudafdeling om de meer complexe taak van het beheer van een dynamisch budget aan te kunnen, is ook belangrijk om te bepalen of frequente en onverwachte wijzigingen correct kunnen worden aangepakt. In beursgenoteerde bedrijven wordt vaak een combinatie van beide benaderingen gebruikt. Een jaarlijks statisch budget wordt opgesteld om analisten en beleggers een voorspelbare richting voor het bedrijf te bieden, en flexibele budgetten op kortere termijn op kwartaal- of maandbasis worden ook gecreëerd om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden wanneer deze zich voordoen.

Het kiezen van de juiste soorten budgetten voor bedrijven is ook afhankelijk van hoe groot het niveau van variantie is in termen van verhoogde of verlaagde winst. Deze variantie wordt ook rechtstreeks beïnvloed door de aard van de kosten, die vast of fluctuerend van aard kunnen zijn. Een statisch budget benadert variantie door te proberen vooraf overmatige middelen te gebruiken voor mogelijke veranderingen in de vraag op de weg, en kan daarom leiden tot problemen met de inventaris. Een flexibel budget wordt daarentegen pas gecreëerd als het werkelijke verkoopvolume bekend is, wat de problemen met variantie, zoals inefficiënties in beschikbare arbeid, aanzienlijk vermindert, maar tegelijkertijd het flexibele budget een meer directe en kritische zorg maakt voor dagelijkse werkzaamheden.

Een van de belangrijkste voordelen van flexibele budgettering is dat het management realtime gegevens over geprojecteerde versus werkelijke resultaten in product versus kosten en efficiëntieniveaus bij het beheer ervan biedt. Dit betekent dat het veel meer kostenbeheersing biedt over een bedrijfsvoering en het concurrerender maakt. Dit is ook nauwkeuriger gericht op prestaties die onder de verwachtingen vallen. Een benadering die grotere bedrijven hanteren om met dergelijke variabelen om te gaan, is om een ​​statisch budget voor de hele organisatie te hebben en een flexibel budget voor elke afzonderlijke afdeling.

Een belangrijk nadeel van het flexibele budget is echter dat het pas kan worden gecreëerd als eerst enkele verkoopcijfers zijn gegenereerd. Dit betekent dat een flexibel budget in eerste instantie is gebaseerd op de prestatieniveaus van het statische budget van het afgelopen kwartaal. Het gebruik van een flexibel budget voor de eerste keer kan daarom problemen veroorzaken met het bieden van de juiste hoeveelheid middelen om aan de huidige behoeften te voldoen. Snelgroeiende secties van een bedrijf kunnen te weinig worden gefinancierd, terwijl andere te veel worden begroot totdat gegevens zich ophopen en flexibele budgetten nauwkeuriger worden in het volgen en ondersteunen van lopende trends. Dit is superieur aan het gebruik van alleen een statisch budget, wat kan leiden tot bedrijfsverliezen als gevolg van een gebrek aan mobiliteit bij het kunnen kopen van nieuwe apparatuur wanneer dit onverwacht nodig is of om kapitaal goed te kanaliseren naar onder- en overpresterende sectoren.