Jakie są zalety i wady elastycznego budżetu?
Elastyczny budżet zazwyczaj dokładniej odzwierciedla zarówno wymóg przepływów pieniężnych do firmy, jak i prognozowane zyski ze sprzedaży w porównaniu z budżetem statycznym. Jednak budżety statyczne są znacznie łatwiejsze w zarządzaniu i zwykle są tworzone przed rozpoczęciem procesu produkcyjnego w firmie. Ponieważ elastyczny budżet próbuje dostosować się do zmieniających się poziomów zasobów w zapasach i zużyciu, oferuje bardziej precyzyjny poziom kontroli procesów biznesowych niż budżet statyczny. Zmienne budżety są również zwykle lepsze w przewidywaniu przyszłych potrzeb biznesu i dostosowywaniu się do nieoczekiwanych czynników zewnętrznych, które mogą mieć wpływ na wydajność.
To, czy firma korzysta z budżetu elastycznego czy statycznego, zależy w dużej mierze od charakteru cyklu koniunkturalnego i jego sezonowości. Wyrafinowanie działu księgowości do obsługi bardziej złożonego zadania zarządzania dynamicznym budżetem jest również ważne przy ustalaniu, czy można często rozwiązać wszelkie częste i nieoczekiwane zmiany. W spółkach giełdowych często stosuje się kombinację obu podejść. Roczny budżet statyczny jest opracowywany w celu zapewnienia analitykom i inwestorom przewidywalnego kierunku dla firmy, a także tworzone są krótkoterminowe elastyczne budżety kwartalne lub miesięczne w celu dostosowania do zmieniających się warunków rynkowych w miarę ich pojawiania się.
Wybór odpowiednich rodzajów budżetów dla przedsiębiorstw zależy również od tego, jak duży jest poziom wariancji pod względem zwiększonych lub zmniejszonych zysków. Na tę wariancję ma również bezpośredni wpływ charakter wydatków, które można naprawić lub zmienić w przyrodzie. Statyczny budżet zbliża się do wariancji, próbując wcześniej pracować z nadmiarem zasobów na wszelkie możliwe zmiany popytu w przyszłości, a zatem może prowadzić do problemów z zapasami. Z drugiej strony elastyczny budżet jest tworzony dopiero po poznaniu faktycznej wielkości sprzedaży, co znacznie zmniejsza problemy z wariancją, takie jak nieefektywność dostępnej siły roboczej, ale jednocześnie sprawia, że elastyczny budżet jest bardziej bezpośrednią i krytyczną kwestią do codziennych operacji.
Jedną z kluczowych zalet elastycznego budżetowania jest to, że zapewnia ono kierownictwu dane w czasie rzeczywistym na temat prognozowanych i rzeczywistych wyników w odniesieniu do produktu w porównaniu do kosztów i poziomów wydajności w zarządzaniu nimi. Oznacza to, że oferuje znacznie większą kontrolę kosztów nad działalnością biznesową i czyni ją bardziej konkurencyjną. Dotyczy to również dokładniej, gdy poziomy wydajności spadają poniżej lub spełniają oczekiwania. Podejście, które większe firmy stosują do radzenia sobie z takimi zmiennymi, to mieć budżet statyczny dla całej organizacji i elastyczny budżet dla każdego działu.
Znaczący spadek elastycznego budżetu polega jednak na tym, że nie można go utworzyć, dopóki nie zostaną wygenerowane pewne dane dotyczące sprzedaży. Oznacza to, że elastyczny budżet początkowo opiera się na poziomach wydajności statycznego budżetu z ostatniego kwartału. Korzystanie z elastycznego budżetu po raz pierwszy może powodować pewne problemy z zapewnieniem odpowiedniej ilości zasobów w celu zaspokojenia bieżących potrzeb. Szybko rozwijające się sekcje firmy mogą być niedofinansowane, podczas gdy inne są nadmiernie budżetowane, dopóki dane się nie zgromadzą, a elastyczne budżety staną się bardziej dokładne w zakresie śledzenia i wspierania bieżących trendów. Jest to lepsze niż wykorzystanie samego budżetu statycznego, co może prowadzić do strat biznesowych z powodu braku mobilności w możliwości kupowania nowego sprzętu, gdy nieoczekiwanie jest on potrzebny, lub odpowiedniego kierowania kapitału do sektorów o niskiej i zbyt wysokiej wydajności.