Vad är för- och nackdelarna med en flexibel budget?
En flexibel budget tenderar att mer exakt representera både kravet på insatskassaflöde i ett företag såväl som beräknade försäljningsvinster jämfört med en statisk budget. Statiska budgetar är emellertid kända för att vara mycket enklare att hantera och skapas vanligtvis innan produktionsprocessen i ett företag ens börjar. Eftersom en flexibel budget försöker anpassa sig till förändrade resursnivåer i lager och konsumtion, erbjuder den en mer exakt kontrollnivå över affärsprocesser än en statisk budget kan. Variabla budgetar tenderar också att vara bättre på att förutsäga framtida krav på verksamheten och anpassa sig till oväntade externa faktorer än som kan påverka produktiviteten.
Huruvida en flexibel budget eller statisk budget används av ett företag bestäms till stor del av konjunkturens art och hur säsongsmässig den kan vara. Den sofistikerade bokföringsavdelningen för att hantera den mer komplexa uppgiften att hantera en dynamisk budget är också viktig för att avgöra om några frekventa och oväntade ändringar kan hanteras korrekt. I börsnoterade företag används ofta en kombination av båda metoderna. En årlig statisk budget produceras för att ge analytiker och investerare en förutsägbar inriktning för företaget, och kortsiktiga flexibla budgetar antingen kvartalsvis eller månadsvis skapas också för att anpassa sig till förändrade marknadsförhållanden när de uppstår.
Att välja lämpliga typer av budgetar för företag är också beroende av hur stor variationen egentligen är när det gäller ökade eller minskade vinster. Denna varians påverkas också direkt av utgifternas natur, som kan vara fixerade eller varierande i naturen. En statisk budget närmar sig varians genom att försöka arbeta med överflödiga resurser i förväg för eventuella förändringar i efterfrågan längs vägen och kan därför leda till problem med inventering. Å andra sidan skapas en flexibel budget först när den faktiska försäljningsvolymen är känd, vilket kraftigt minskar variansproblem som ineffektivitet i tillgängligt arbetskraft, men samtidigt gör den flexibla budgeten till en mer omedelbar och kritisk oro för den dagliga verksamheten.
En av de viktigaste fördelarna med flexibel budgetering är att det ger förvaltningen realtidsdata om projicerade kontra faktiska resultat i produkt kontra kostnader och effektivitetsnivåer för att hantera dem. Detta innebär att det erbjuder mycket större kostnadskontroll över en affärsverksamhet och gör den mer konkurrenskraftig. Detta riktar sig också mer exakt till när prestationsnivåerna faller under eller uppfyller förväntningarna. En metod som större företag använder för att hantera sådana variabler är att ha en statisk budget för den övergripande organisationen och en flexibel budget för varje enskild avdelning.
En betydande nedgång till den flexibla budgeten är dock att den inte kan skapas förrän vissa försäljningssiffror först har genererats. Detta innebär att en flexibel budget initialt baseras på prestandanivåerna för det senaste kvartalets statiska budget. Att använda en flexibel budget för första gången kan därför orsaka vissa problem med att tillhandahålla rätt mängd resurser för att tillgodose dagens behov. Snabbväxande delar av ett företag kan underfinansieras, medan andra är över budgeterade tills data samlas och flexibla budgetar blir mer exakta när det gäller att spåra och stödja pågående trender. Detta är överlägset att använda en statisk budget ensam, vilket kan leda till förluster på grund av bristande rörlighet för att kunna köpa ny utrustning när oväntat behövs eller för att korrekt kanalisera kapital till under- och överpresterande sektorer.