¿Qué es un libro de efectivo?
Un libro de efectivo es un diario o libro mayor, en el que se registran todas las transacciones comerciales. El libro de efectivo en sí generalmente se organiza en orden cronológico, y el libro se compara de manera rutinaria con los estados bancarios para garantizar que el libro sea preciso. Algunas empresas usan dos libros, uno para entrantes y otro para el dinero saliente. Hay formas físicas y electrónicas de este libro, y algunas empresas usan ambas a la vez. Los libros de efectivo también se utilizan para la auditoría interna y externa, para garantizar que no haya dinero que salga ilegalmente, y para garantizar que el gobierno o un negocio afiliado de que todas las declaraciones comerciales sean precisas.
El libro de efectivo en sí está organizado de manera simple. Todos los registros son cronológicos y generalmente se escriben en el libro cuando la transacción está ocurriendo, o poco después de que se complete la transacción, por lo que el libro es lo más preciso posible. Para asegurarse de que el libro sea preciso, los gerentes generalmente verificarán el libro de manera rutinaria, tal vez una vez al día o una vez a la semana,y comparará cualquier declaración bancaria para asegurarse de que no se perdieran transacciones y que ninguna transacción fuera fraudulenta.
Para mantener las transacciones separadas, algunas empresas usarán dos libros de efectivo diferentes. Uno se hará para todo el dinero entrante, mientras que el otro será por dinero saliente. Para un negocio con una gran cantidad de transacciones, esto puede ser ideal, ya que será más fácil buscar en las transacciones para comparar los registros con los estados bancarios.
Cuando comenzó el concepto de libro de efectivo, solo los libros de papel estaban disponibles, pero los libros de efectivo también pueden ser electrónicos. Un libro físico puede ser más difícil de robar, porque un libro no puede ser pirateado, pero también puede ocupar mucho espacio. Un libro electrónico ocupa poco espacio y generalmente ofrece a los usuarios herramientas y gráficos para registrar mejor y presentar los registros de efectivo. Muchos negocios usan libros tanto físicos como electrónicos para que haya registros separados, paraHacer que sea más difícil para un empleado o gerente robar dinero.
Además de realizar un seguimiento de todas las transacciones comerciales, otro rol importante en efectivo es servir como una herramienta de auditoría. Las auditorías pueden ser internas o externas; El negocio lanza una auditoría interna que posee el libro, y otra entidad lanza una auditoría externa, como el gobierno o una empresa afiliada. Al verificar los registros de efectivo, comparar los registros con los extractos bancarios y contar la cantidad real de dinero en la empresa, los gerentes pueden descubrir fraude o mal uso del dinero. Mantener libros en efectivo también muestra que la compañía es transparente, lo que generalmente conduce a una mayor confianza en la empresa.