Co to jest książka gotówkowa?

Książka kasowa to dziennik lub księga, w której rejestrowane są wszystkie transakcje biznesowe. Sama książka kasowa jest zazwyczaj uporządkowana w porządku chronologicznym, a książka jest rutynowo porównywana z wyciągami bankowymi, aby upewnić się, że książka jest dokładna. Niektóre firmy używają dwóch książek - jednej na przychodzące i jednej na wychodzące pieniądze. Istnieją zarówno fizyczne, jak i elektroniczne formy tej książki, a niektóre firmy korzystają z nich jednocześnie. Księgi kasowe są również wykorzystywane do audytu wewnętrznego i zewnętrznego, aby upewnić się, że pieniądze nie są wydawane nielegalnie, oraz aby zapewnić rządowi lub podmiotowi powiązanemu, że wszystkie wyciągi są prawidłowe.

Sama książka gotówkowa jest zorganizowana w prosty sposób. Wszystkie zapisy są chronologiczne i zwykle zapisywane są w książce, gdy transakcja się dzieje lub krótko po jej zakończeniu, więc książka jest tak dokładna, jak to możliwe. Aby upewnić się, że książka jest dokładna, menedżerowie zazwyczaj sprawdzają ją rutynowo, być może raz dziennie lub raz w tygodniu, i porównują wszelkie wyciągi bankowe, aby upewnić się, że żadne transakcje nie zostały pominięte i żadne transakcje były nieuczciwe.

Aby oddzielić transakcje, niektóre firmy będą korzystać z dwóch różnych książek kasowych. Jeden będzie przeznaczony na wszystkie przychodzące pieniądze, a drugi na pieniądze wychodzące. W przypadku firmy z dużą liczbą transakcji może to być idealne rozwiązanie, ponieważ łatwiej będzie wyszukiwać transakcje w celu porównania rekordów z wyciągami bankowymi.

Kiedy zaczęła się koncepcja książki gotówkowej, dostępne były tylko książki papierowe, ale książki gotówkowe mogą być również elektroniczne. Fizyczna książka może być trudniejsza do kradzieży, ponieważ książki nie można zhakować, ale może również zajmować dużo miejsca. Książka elektroniczna zajmuje niewiele miejsca i zwykle daje użytkownikom narzędzia i wykresy, które pozwalają lepiej rejestrować i prezentować dane kasowe. Wiele firm korzysta zarówno z książek fizycznych, jak i elektronicznych, dlatego istnieją osobne zapisy, które utrudniają pracownikowi lub kierownikowi kradzież pieniędzy.

Oprócz śledzenia wszystkich transakcji biznesowych, kolejną ważną rolą księgi kasowej jest służyć jako narzędzie kontrolne. Audyty mogą mieć charakter wewnętrzny lub zewnętrzny; audyt wewnętrzny jest prowadzony przez firmę prowadzącą księgę, a audyt zewnętrzny jest przeprowadzany przez inny podmiot, taki jak rząd lub spółka stowarzyszona. Sprawdzając rejestry gotówkowe, porównując dane z wyciągami bankowymi i licząc rzeczywistą kwotę pieniędzy w firmie, menedżerowie mogą odkryć oszustwo lub niewłaściwe wykorzystanie pieniędzy. Prowadzenie ksiąg rachunkowych pokazuje również, że firma jest przejrzysta, co zwykle prowadzi do większego zaufania do firmy.