Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist ein Journal oder ein Ledger, in dem alle Geschäftsvorfälle erfasst werden. Das Kassenbuch selbst ist in der Regel in chronologischer Reihenfolge angeordnet, und das Buch wird routinemäßig mit Kontoauszügen verglichen, um sicherzustellen, dass das Buch korrekt ist. Einige Unternehmen verwenden zwei Bücher - eines für eingehendes und eines für ausgehendes Geld. Es gibt sowohl physische als auch elektronische Formen dieses Buches, und einige Unternehmen verwenden beide gleichzeitig. Kassenbücher werden auch für die interne und externe Prüfung verwendet, um sicherzustellen, dass kein Geld illegal ausgegeben wird, und um der Regierung oder einem verbundenen Unternehmen die Richtigkeit aller Unternehmensaussagen zu gewährleisten.
Das Kassenbuch selbst ist einfach aufgebaut. Alle Aufzeichnungen sind chronologisch und werden normalerweise in das Buch geschrieben, wenn die Transaktion stattfindet oder kurz nachdem die Transaktion abgeschlossen ist, damit das Buch so genau wie möglich ist. Um sicherzustellen, dass das Buch korrekt ist, überprüfen die Manager das Buch in der Regel regelmäßig, möglicherweise einmal am Tag oder einmal in der Woche, und vergleichen alle Kontoauszüge, um sicherzustellen, dass keine Transaktionen verpasst wurden und keine Transaktionen betrügerisch waren.
Um die Transaktionen getrennt zu halten, verwenden einige Unternehmen zwei verschiedene Kassenbücher. Einer wird für alles eingehende Geld gemacht, während der andere für ausgehendes Geld ist. Für ein Unternehmen mit einer großen Anzahl von Transaktionen ist dies möglicherweise ideal, da es einfacher ist, die Transaktionen zu durchsuchen, um die Datensätze mit Kontoauszügen zu vergleichen.
Zu Beginn des Kassenbuchkonzepts standen nur Papierbücher zur Verfügung, Kassenbücher können jedoch auch elektronisch sein. Ein physisches Buch ist möglicherweise schwerer zu stehlen, da ein Buch nicht gehackt werden kann, aber es kann auch viel Platz beanspruchen. Ein elektronisches Buch nimmt nur wenig Platz ein und bietet dem Benutzer normalerweise Werkzeuge und Grafiken, um die Geldaufzeichnungen besser aufzeichnen und präsentieren zu können. In vielen Unternehmen werden sowohl physische als auch elektronische Bücher verwendet. Daher gibt es separate Aufzeichnungen, die es Mitarbeitern oder Managern erschweren, Geld zu stehlen.
Neben der Verfolgung aller Geschäftstransaktionen ist es eine weitere wichtige Aufgabe des Kassenbuchs, als Prüfungsinstrument zu dienen. Audits können entweder intern oder extern sein. Eine interne Revision wird von dem Unternehmen eingeleitet, das das Buch führt, und eine externe Revision wird von einem anderen Unternehmen eingeleitet, beispielsweise von der Regierung oder einem verbundenen Unternehmen. Durch Überprüfen der Kassenunterlagen, Vergleichen der Unterlagen mit Kontoauszügen und Zählen des tatsächlichen Geldbetrags im Unternehmen können Manager Betrug oder Missbrauch von Geld aufdecken. Das Führen von Kassenbüchern zeigt auch, dass das Unternehmen transparent ist, was in der Regel zu mehr Vertrauen in das Unternehmen führt.