Vad är en kontantbok?

En kassa är en journal eller en bok, i vilken alla affärstransaktioner registreras. Själva kassaboken är vanligtvis organiserad i kronologisk ordning, och boken jämförs rutinmässigt med kontoutdrag för att säkerställa att boken är korrekt. Vissa företag använder två böcker - en för inkommande och en för utgående pengar. Det finns både fysiska och elektroniska former av denna bok, och vissa företag använder båda samtidigt. Kasseböcker används också för intern och extern revision, för att säkerställa att det inte finns några pengar som går ut olagligt och för att säkerställa att regeringen eller ett anslutet företag att alla affärsredovisningar är korrekta.

Själv kassaboken är organiserad på ett enkelt sätt. Alla poster är kronologiska och skrivs vanligtvis i boken när transaktionen händer, eller kort efter att transaktionen är klar, så boken är så korrekt som möjligt. För att säkerställa att boken är korrekt, kommer chefer vanligtvis att kontrollera boken rutinmässigt, kanske en gång om dagen eller en gång i veckan, och kommer att jämföra eventuella kontoutdrag för att se till att inga transaktioner missades och att inga transaktioner var bedrägliga.

För att hålla transaktioner åtskilda använder vissa företag två olika kassaböcker. Den ena kommer att göras för alla inkommande pengar, medan den andra är för utgående pengar. För ett företag med ett stort antal transaktioner kan detta vara perfekt, eftersom det blir lättare att söka igenom transaktionerna för att jämföra poster med kontoutdrag.

När kontantbokskonceptet startade var det bara pappersböcker tillgängliga, men kassaböcker kan också vara elektroniska. En fysisk bok kan vara svårare att stjäla, eftersom en bok inte kan hackas, men den kan också ta mycket utrymme. En elektronisk bok tar lite utrymme och ger vanligtvis användarna verktyg och grafer för att bättre registrera och presentera kontantposterna. Många företag använder både fysiska och elektroniska böcker så det finns separata poster för att göra det svårare för en anställd eller chef att stjäla pengar.

Bortsett från att hålla reda på alla affärstransaktioner är en annan viktig kassabehandlingsroll att fungera som ett revisionsverktyg. Revisioner kan vara antingen interna eller externa; en internrevision startas av det företag som innehar boken och en extern revision startas av en annan enhet, till exempel regeringen eller ett dotterbolag. Genom att kontrollera kontantposterna, jämföra register med kontoutdrag och räkna det faktiska beloppet i företaget kan chefer upptäcka bedrägeri eller missbruk av pengar. Att hålla kassaböcker visar också att företaget är öppet, vilket vanligtvis leder till mer förtroende för företaget.