Co je to hotovostní kniha?

Pokladní kniha je deník nebo účetní kniha, ve které jsou zaznamenány všechny obchodní transakce. Samotná hotovostní kniha je obvykle uspořádána v chronologickém pořadí a kniha je běžně porovnávána s výpisy z bank, aby byla zajištěna přesnost knihy. Některé firmy používají dvě knihy - jednu pro příchozí a druhou pro odchozí peníze. Tato kniha obsahuje fyzickou i elektronickou podobu a některé firmy používají obě současně. Pokladní knihy se také používají k internímu a externímu auditu, k zajištění toho, aby nedocházelo k nelegálnímu odchodu peněz, a k zajištění toho, aby všechny obchodní výkazy byly správné, a to vládě nebo přidruženému podniku.

Samotná pokladní kniha je organizována jednoduchým způsobem. Všechny záznamy jsou chronologické a jsou obvykle zapsány do knihy, když se transakce odehrává, nebo krátce po dokončení transakce, takže kniha je co nejpřesnější. Aby byla zajištěna přesnost knihy, manažeři obvykle knihu kontrolují běžně, snad jednou denně nebo jednou týdně, a porovná jakékoli bankovní výpisy, aby se ujistili, že nebyly zmeškány žádné transakce a že nebyly podvodné.

Aby byly transakce oddělené, budou některé firmy používat dvě různé pokladní knihy. Jeden bude vytvořen pro všechny příchozí peníze, zatímco druhý bude pro odchozí peníze. Pro firmy s velkým počtem transakcí to může být ideální, protože bude jednodušší prohledávat transakce a porovnat záznamy s bankovními výpisy.

Když se začal koncept hotovostních knih, byly k dispozici pouze papírové knihy, ale také elektronické knihy mohou být hotovostní knihy. Fyzická kniha může být těžší ukrást, protože knihu nelze hacknout, ale může také zabírat mnoho místa. Elektronická kniha zabírá málo místa a obvykle dává uživatelům nástroje a grafy k lepšímu záznamu a prezentaci pokladních záznamů. Mnoho podniků používá fyzické i elektronické knihy, takže existují oddělené záznamy, což ztěžuje zaměstnancům nebo manažerům ukrást peníze.

Kromě sledování všech obchodních transakcí je další důležitou rolí v pokladně sloužit jako nástroj auditu. Audity mohou být interní nebo externí; podnik, který drží knihu, zahajuje interní audit a externí audit zahajuje jiný subjekt, například vláda nebo přidružená společnost. Kontrolou pokladny, porovnáním záznamů s bankovními výpisy a spočtením skutečné částky peněz ve společnosti mohou manažeři objevit podvod nebo zneužití peněz. Vedení pokladních knih také ukazuje, že společnost je transparentní, což obvykle vede k větší důvěře ve společnost.