Wat is een kasboek?
Een kasboek is een journaal of grootboek waarin alle zakelijke transacties worden vastgelegd. Het kasboek zelf is meestal in chronologische volgorde georganiseerd en het boek wordt routinematig vergeleken met bankafschriften om te zorgen dat het boek nauwkeurig is. Sommige bedrijven gebruiken twee boeken - één voor inkomend en één voor uitgaand geld. Er zijn zowel fysieke als elektronische vormen van dit boek, en sommige bedrijven gebruiken beide tegelijk. Kasboeken worden ook gebruikt voor interne en externe controle, om ervoor te zorgen dat er geen geld illegaal wordt uitgegeven, en om de overheid of een gelieerde onderneming te verzekeren dat alle zakelijke verklaringen juist zijn.
Het kasboek zelf is op een eenvoudige manier georganiseerd. Alle records zijn chronologisch en worden meestal in het boek geschreven wanneer de transactie plaatsvindt, of kort nadat de transactie is voltooid, zodat het boek zo nauwkeurig mogelijk is. Om ervoor te zorgen dat het boek correct is, zullen managers het boek doorgaans routinematig controleren, misschien eenmaal per dag of eenmaal per week, en zullen bankafschriften vergelijken om te controleren of er geen transacties zijn gemist en geen transacties frauduleus waren.
Om transacties gescheiden te houden, gebruiken sommige bedrijven twee verschillende kasboeken. De ene is gemaakt voor al het inkomende geld, terwijl de andere is voor het uitgaande geld. Voor een bedrijf met een groot aantal transacties kan dit ideaal zijn, omdat het gemakkelijker zal zijn om door de transacties te zoeken om de records met bankafschriften te vergelijken.
Toen het concept van het kasboek begon, waren alleen papieren boeken beschikbaar, maar kasboeken kunnen ook elektronisch zijn. Een fysiek boek kan moeilijker te stelen zijn, omdat een boek niet kan worden gehackt, maar het kan ook veel ruimte innemen. Een elektronisch boek neemt weinig ruimte in beslag en geeft de gebruikers meestal tools en grafieken om de kasrecords beter te registreren en te presenteren. Veel bedrijven gebruiken zowel fysieke als elektronische boeken, dus er zijn afzonderlijke records, waardoor het voor een werknemer of manager moeilijker wordt om geld te stelen.
Afgezien van het bijhouden van alle zakelijke transacties, is een andere belangrijke kasboekrol het dienen als een controle-instrument. Audits kunnen zowel intern als extern zijn; een interne audit wordt gestart door het bedrijf dat het boek houdt, en een externe audit wordt gestart door een andere entiteit, zoals de overheid of een gelieerde onderneming. Door de kasregisters te controleren, de records te vergelijken met bankafschriften en de werkelijke hoeveelheid geld in het bedrijf te tellen, kunnen managers fraude of misbruik van geld ontdekken. Het bijhouden van kasboeken laat ook zien dat het bedrijf transparant is, wat meestal leidt tot meer vertrouwen in het bedrijf.