Hva er en kontantbok?
En kassebok er en journal, eller en hovedbok, der alle forretningstransaksjoner registreres. Selve kasseboken er typisk organisert i kronologisk rekkefølge, og boken sammenlignes rutinemessig med kontoutskrifter for å sikre at boken er nøyaktig. Noen virksomheter bruker to bøker - en for innkommende og en for utgående penger. Det er både fysiske og elektroniske former for denne boken, og noen virksomheter bruker begge på en gang. Kassebøker brukes også til intern og ekstern revisjon, for å sikre at det ikke er penger som går ut ulovlig, og for å sikre regjeringen eller en tilknyttet virksomhet at alle forretningsoppgavene er korrekte.
Selve kasseboken er organisert på en enkel måte. Alle poster er kronologiske og er vanligvis skrevet i boken når transaksjonen skjer, eller kort tid etter at transaksjonen er fullført, så boken er så nøyaktig som mulig. For å sikre at boka er nøyaktig, vil ledere vanligvis sjekke boka rutinemessig, kanskje en gang om dagen eller en gang i uken, og vil sammenligne kontoutskrifter for å sikre at ingen transaksjoner ble savnet og at ingen transaksjoner var uredelig.
For å holde transaksjoner adskilt, vil noen virksomheter bruke to forskjellige kontantbøker. Den ene vil bli laget for alle innkommende penger, mens den andre vil være for utgående penger. For en virksomhet med et stort antall transaksjoner kan dette være ideelt, fordi det vil være lettere å søke gjennom transaksjonene for å sammenligne postene med kontoutskrifter.
Da kontantbokkonseptet startet, var det bare papirbøker som var tilgjengelige, men kassebøker kan også være elektroniske. En fysisk bok kan være vanskeligere å stjele, fordi en bok ikke kan hackes, men den kan også ta mye plass. En elektronisk bok tar liten plass og gir brukerne vanligvis verktøy og grafer for bedre å registrere og presentere kontantpostene. Mange virksomheter bruker både fysiske og elektroniske bøker, så det er separate poster, for å gjøre det vanskeligere for en ansatt eller leder å stjele penger.
Bortsett fra å holde oversikt over alle forretningstransaksjoner, er en annen viktig kontantbokrolle å tjene som et revisjonsverktøy. Tilsyn kan være enten interne eller eksterne; en intern revisjon blir lansert av virksomheten som har boken, og en ekstern revisjon blir lansert av en annen enhet, for eksempel regjeringen eller et tilknyttet selskap. Ved å sjekke kontantregistrene, sammenligne postene med kontoutskrifter og telle den faktiske mengden penger i selskapet, kan ledere oppdage svindel eller misbruk av penger. Å føre kontantbøker viser også at selskapet er gjennomsiktig, noe som vanligvis fører til mer tillit til selskapet.