Hvad er en pengebog?
En pengebog er en journal eller hovedbok, hvor alle forretningstransaktioner registreres. Selve pengebogen er typisk organiseret i kronologisk rækkefølge, og bogen sammenlignes rutinemæssigt med kontoudtog for at sikre, at bogen er nøjagtig. Nogle virksomheder bruger to bøger - en til indgående og en til udgående penge. Der er både fysiske og elektroniske former for denne bog, og nogle virksomheder bruger begge på én gang. Pengebøger bruges også til intern og ekstern revision, for at sikre, at der ikke er penge, der går ulovligt ud, og for at sikre regeringen eller en tilknyttet virksomhed, at alle forretningsudtalelser er nøjagtige.
Selve pengebogen er organiseret på en enkel måde. Alle poster er kronologiske og skrives normalt i bogen, når transaktionen sker, eller kort efter, at transaktionen er afsluttet, så bogen er så nøjagtig som muligt. For at sikre, at bogen er nøjagtig, vil ledere typisk kontrollere bogen rutinemæssigt, måske en gang om dagen eller en gang om ugen og sammenligne eventuelle kontoudtog for at sikre, at der ikke er gået glip af nogen transaktioner, og at ingen transaktioner var svigagtige.
For at holde transaktioner adskilte vil nogle virksomheder bruge to forskellige pengebøger. Den ene vil blive foretaget for alle indgående penge, mens den anden vil være til udgående penge. For en virksomhed med et stort antal transaktioner kan dette være ideelt, fordi det vil være lettere at søge gennem transaktionerne for at sammenligne posterne med kontoudtog.
Da cashbook-konceptet startede, var der kun papirbøger, men kontantbøger kan også være elektroniske. En fysisk bog kan være sværere at stjæle, fordi en bog ikke kan hackes, men den kan også tage meget plads. En elektronisk bog tager lidt plads og giver brugerne normalt værktøjer og grafer til bedre at registrere og præsentere kontantposterne. Mange virksomheder bruger både fysiske og elektroniske bøger, så der er separate poster for at gøre det sværere for en medarbejder eller leder at stjæle penge.
Bortset fra at holde styr på alle forretningstransaktioner er en anden vigtig pengebogsrolle at tjene som et revisionsværktøj. Revisioner kan være interne eller eksterne; en intern revision lanceres af den virksomhed, der har bogen, og en ekstern revision lanceres af en anden enhed, såsom regeringen eller et tilknyttet selskab. Ved at kontrollere kontantregistrerne, sammenligne posterne med kontoudtog og tælle det faktiske beløb i virksomheden, kan ledere opdage svig eller misbrug af penge. Opbevaring af pengebøger viser også, at virksomheden er gennemsigtig, hvilket normalt fører til mere tillid til virksomheden.