¿Qué es un diario de caja?

Un diario de caja es una copia impresa simple o un documento electrónico que se utiliza para hacer entradas contables inmediatas de recibos y gastos. Las transacciones que se ingresan en este diario generalmente se registran diariamente, o al menos en orden cronológico. Parte del encanto del documento es que las transacciones financieras ingresadas como partidas individuales pueden revisarse rápidamente cuando sea necesario, y proporciona una referencia rápida al ingresar las transacciones en otras secciones de los libros de contabilidad.

Las empresas pueden usar un diario de caja para mantenerse al día con una amplia gama de recibos y pagos, o puede usarse para rastrear un área de actividad. Muchas empresas optan por mantener un diario simple como un medio para mantener un registro de ingresos y desembolsos asociados con un fondo de caja chica. Esto puede permitir a los empleados autorizados manejar una transacción con poco dinero en efectivo y hacer una entrada rápida con la información básica. Más adelante, la transacción puede documentarse completamente en el libro de contabilidad u otro registro apropiado.

La clave para un efectivo efectivo es ingresar suficiente información sobre cada transacción financiera para contabilizar adecuadamente los ingresos o gastos. En general, el documento incluirá columnas para registrar detalles básicos como el iniciador de la transacción, la entrada o salida de efectivo, el monto del efectivo asociado con la partida, la fecha de la transacción y una breve descripción de la acción. Suele ser suficiente información para permitir una grabación más completa en una fecha posterior.

Incluso un presupuesto hogareño puede beneficiarse al usar este principio. Con un simple libro de columnas o una hoja de cálculo electrónica, es posible configurar un diario simple que todos puedan usar. Esto permitirá rastrear todos los gastos asociados con el funcionamiento del hogar, junto con los fondos que se reservan para ese propósito.