¿Qué es una cuenta de control?
Una cuenta de control es una cuenta sumaria dentro de un libro mayor financiero que acumula los detalles de una cuenta en un libro mayor subsidiario: los libros mayores rastrean todas las transacciones financieras dentro de una empresa. La información administrada en un libro auxiliar es el detalle que respalda la información del libro mayor. Los libros auxiliares se usan para rastrear una variedad de artículos que se acumulan en un libro mayor, incluidas las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el inventario y los ingresos. Además de los montos de las transacciones, los libros auxiliares a menudo incluirán nombres, ubicaciones, descripciones y fechas. Cada uno de los elementos del libro mayor auxiliar generalmente tendrá una cuenta de control en el libro mayor.
Los departamentos de contabilidad utilizan los saldos de prueba generados por el libro mayor cuando acumulan datos financieros mensuales, trimestrales y anuales. En general, los departamentos de contabilidad rara vez requieren el tipo de detalle rastreado en un libro auxiliar. Por ejemplo, un departamento de cuentas por cobrar necesitará poder acceder a la información del cliente, como un número de teléfono, para poder contactar a un cliente con respecto a los saldos impagos. Sin embargo, el departamento de contabilidad, en la mayoría de las situaciones, preferiría ver los totales de los créditos pendientes y no la información del cliente vinculada a transacciones específicas. Cada vez que un departamento de cuentas por cobrar actualiza un monto adeudado en un registro del cliente, la cuenta de control en el libro mayor se actualiza con el cambio, lo que proporciona acceso fácilmente disponible al total de las cuentas por cobrar.
Una cuenta de control se actualiza cuando los libros auxiliares transfieren sistemáticamente información al libro mayor. El momento de las actualizaciones para controlar las cuentas depende de varios factores, incluida la complejidad de los sistemas involucrados, el tamaño de la corporación e incluso la programación de las actividades de cierre contable de fin de mes. En las corporaciones más grandes, el sistema de libro mayor generalmente será su propio sistema de software independiente, separado de los libros auxiliares que rastrean transacciones para artículos tales como cuentas por cobrar o inventario. Las cuentas de control en situaciones como esta podrían no estar actualizadas durante todo el mes debido a que la programación de la transferencia de información entre el libro auxiliar y el libro mayor no es en tiempo real. Las empresas más pequeñas pueden no tener el mismo problema porque los libros de contabilidad general y los libros de contabilidad subsidiarios podrían incluirse en un paquete de software.
Uno de los beneficios de las cuentas de control es el potencial de un aumento en la segregación de funciones, lo cual es útil para ayudar a limitar el error y el fraude. A menudo, los individuos requeridos para rastrear los datos en los libros auxiliares son independientes de los que acumulan los datos financieros. Como tal, cuando se crean los estados financieros, se llevarán a cabo conciliaciones entre las cuentas de control y los libros auxiliares para garantizar que se informe el saldo correcto para una partida en particular. En última instancia, las cuentas de control permiten una acumulación más fácil y rápida de datos financieros para los departamentos de contabilidad.