¿Qué es una cuenta de control?

Una cuenta de control es una cuenta resumida dentro de un libro mayor financiero que acumula los detalles de una cuenta en un libro mayor subsidiario: los libros de contabilidad generales rastrean todas las transacciones financieras dentro de una empresa. La información administrada en un libro mayor subsidiario es el detalle que respalda la información sobre el libro mayor. Los libros de contabilidad subsidiarios se utilizan para rastrear una variedad de artículos que se acumulan en un libro mayor general, incluidas cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario e ingresos. Además de las cantidades de transacciones, los libros de contabilidad subsidiarios a menudo incluirán nombres, ubicaciones, descripciones y fechas. Cada uno de los elementos del libro mayor subsidiario generalmente tendrá una cuenta de control en el libro mayor general.

Los departamentos contables utilizan los saldos de prueba generados por el libro mayor al acumular datos financieros mensuales, trimestrales y anuales. En general, los departamentos de contabilidad rara vez requieren el tipo de detalle rastreado en un libro mayor subsidiario. Por ejemplo, una cuenta recibeEl departamento de Vable deberá poder acceder a la información del cliente, como un número de teléfono, para contactar potencialmente a un cliente con respecto a los saldos no remunerados. Sin embargo, el departamento de contabilidad, en la mayoría de las situaciones, preferiría ver totales de cuentas por cobrar pendientes y no la información del cliente vinculada a transacciones específicas. Cada vez que un departamento de cuentas por cobrar actualiza un monto adeudado en un registro del cliente, la cuenta de control en el libro mayor se actualiza con el cambio, que proporciona acceso fácilmente disponible al total de cuentas por cobrar.

Se actualiza una cuenta de control cuando los contables subsidiarios transfieren sistemáticamente la información al libro mayor. El momento de las actualizaciones para controlar las cuentas depende de varios factores, incluida la complejidad de los sistemas involucrados, el tamaño de la corporación e incluso la programación de actividades de cierre de contabilidad de fin de mes. EnCorporaciones más grandes, el sistema de contabilidad general generalmente será su propio sistema de software independiente, separado de los Ledgers subsidiarios de seguimiento de transacciones para elementos como cuentas por cobrar o inventario. Las cuentas de control en situaciones como esta podrían no estar actualizadas durante todo el mes porque la programación de la transferencia de información entre el libro mayor subsidiario y el libro mayor no es en tiempo real. Las empresas más pequeñas pueden no tener el mismo problema porque los libros de contabilidad generales y los libros de contabilidad subsidiarios podrían incluirse en un paquete de software.

Uno de los beneficios de las cuentas de control es el potencial de un aumento en la segregación de deberes, lo que es útil para ayudar a limitar el error y el fraude. A menudo, las personas necesarias para rastrear los datos en los libros de contabilidad subsidiarios están separadas de los que acumulan los datos financieros. Como tal, cuando se crean los estados financieros, las conciliaciones entre las cuentas de control y los libros de contabilidad subsidiarios serán conducidosTED para asegurarse de que se informa el saldo correcto para una línea particular. En última instancia, las cuentas de control permiten una acumulación más fácil y más rápida de datos financieros para los departamentos de contabilidad.