Wat is een controleaccount?
Een controlerekening is een samenvattingsrekening binnen een financieel grootboek dat de details van een rekening verzamelt in een grootboek - grootboeken volgen alle financiële transacties binnen een bedrijf. De informatie die wordt beheerd in een grootboek is het detail dat de informatie op het grootboek ondersteunt. Onderliggende grootboeken worden gebruikt om verschillende items te traceren die zich op een grootboek verzamelen, waaronder debiteuren, crediteuren, voorraad en inkomsten. Naast transactiebedragen bevatten de grootboekrekeningen vaak namen, locaties, beschrijvingen en datums. Elk van de onderliggende grootboekposten zal doorgaans een controlerekening op het grootboek hebben.
Boekhoudafdelingen gebruiken de proefsaldi die uit het grootboek worden gegenereerd bij het verzamelen van maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse financiële gegevens. Over het algemeen hebben boekhoudafdelingen zelden het soort detail nodig dat in een grootboek wordt bijgehouden. Een afdeling debiteuren moet bijvoorbeeld toegang hebben tot klantinformatie, zoals een telefoonnummer, om mogelijk contact op te nemen met een klant over onbetaalde saldi. De boekhoudafdeling ziet echter in de meeste situaties de voorkeur aan totalen van uitstaande vorderingen en niet de klantinformatie die aan specifieke transacties is gekoppeld. Telkens wanneer een debiteurenafdeling een verschuldigd bedrag in een klantrecord bijwerkt, wordt de controlerekening in het grootboek bijgewerkt met de wijziging, die direct beschikbare toegang tot de totale debiteuren biedt.
Een controlerekening wordt bijgewerkt wanneer de grootboekrekeningen systematisch informatie overbrengen naar het grootboek. De timing van updates voor beheeraccounts is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de complexiteit van de betrokken systemen, de grootte van het bedrijf en zelfs de planning van afsluitingsactiviteiten aan het einde van de maand. In grotere bedrijven is het grootboeksysteem meestal een eigen, onafhankelijk softwaresysteem, gescheiden van de grootboekadministraties die transacties volgen voor artikelen zoals debiteuren of inventaris. De zeggenschapsrekeningen in situaties zoals deze zijn mogelijk niet de hele maand door actueel omdat de planning van de overdracht van informatie tussen het grootboek en het grootboek niet realtime is. Kleinere bedrijven hebben misschien niet hetzelfde probleem, omdat de grootboeken en dochterboeken in één softwarepakket kunnen worden opgenomen.
Een van de voordelen van controlerekeningen is het potentieel voor een toename van functiescheiding, wat nuttig is om fouten en fraude te helpen beperken. Vaak zijn de personen die nodig zijn om de gegevens in de grootboekrekeningen bij te houden, gescheiden van die welke de financiële gegevens verzamelen. Als zodanig worden bij het opstellen van de jaarrekening afstemmingen tussen controlerekeningen en grootboekrekeningen uitgevoerd om te zorgen dat het juiste saldo voor een bepaald regelitem wordt gerapporteerd. Uiteindelijk zorgen controleaccounts voor een gemakkelijkere en snellere accumulatie van financiële gegevens voor boekhoudafdelingen.