Co je to kontrolní účet?
Kontrolní účet je souhrnný účet v finanční knize, který shromažďuje podrobnosti o účtu v dceřiné knize - hlavní knihy sledují všechny finanční transakce v rámci společnosti. Informace spravované v pomocné knize jsou detailem podporujícím informace na hlavní knize. Pomocné knihy se používají ke sledování různých položek, které se hromadí na hlavní knize, včetně pohledávek, závazků, zásob a výnosů. Kromě částek transakcí budou dceřiné knihy často zahrnovat jména, umístění, popisy a data. Každá z položek pomocné knihy bude obvykle mít kontrolní účet na hlavní knize.
Účetní oddělení používá zkušební zůstatky generované z hlavní knihy při shromažďování měsíčních, čtvrtletních a ročních finančních údajů. Obecně platí, že účetní oddělení zřídka vyžadují typ detailů sledovaných v dceřiné knize. Například oddělení pohledávek bude muset mít přístup k informacím o zákaznících, jako je telefonní číslo, aby bylo možné potenciálně kontaktovat zákazníka ohledně nezaplacených zůstatků. Účetní oddělení by však ve většině situací dalo přednost tomu, aby se součet nesplacených pohledávek a nikoli informace o zákaznících vázaly na konkrétní transakce. Kdykoli oddělení pohledávek aktualizuje splatnou částku v zákaznickém záznamu, kontrolní účet v hlavní knize se aktualizuje se změnou, která poskytuje snadno dostupný přístup k celkové pohledávce.
Kontrolní účet je aktualizován, když dceřiné knihy systematicky přenášejí informace do hlavní knihy. Načasování aktualizací na kontrolních účtech závisí na různých faktorech, včetně složitosti zapojených systémů, velikosti společnosti a dokonce i na plánování úzkých činností účetnictví na konci měsíce. Ve větších společnostech bude hlavní účetní systém obvykle svým vlastním nezávislým softwarovým systémem, odděleným od dceřiných účetních sledovacích transakcí u položek, jako jsou pohledávky nebo zásoby. Kontrolní účty v takových situacích nemusí být aktuální po celý měsíc, protože plánování přenosu informací mezi pomocnou účetní knihou a hlavní účetní knihou není real-time. Menší podniky nemusí mít stejný problém, protože hlavní knihy a pomocné knihy mohou být zahrnuty do jednoho softwarového balíčku.
Jednou z výhod kontrolních účtů je možnost zvýšení oddělení povinností, což je užitečné při omezování chyb a podvodů. Jednotlivci, kteří jsou povinni sledovat údaje v dceřiných účetních knihách, jsou často odděleni od osob shromažďujících finanční údaje. Při sestavení účetní závěrky bude proto provedeno odsouhlasení mezi kontrolními účty a pomocnými účetními knihami, aby bylo zajištěno, že se u konkrétní řádkové položky vykazuje správný zůstatek. Kontrolní účty nakonec umožňují snadnější a rychlejší shromažďování finančních údajů pro účetní oddělení.