Hvad er en kontrolkonto?
En kontrolkonto er en resuméskonto inden for en finansiel hovedbog, der akkumulerer detaljerne på en konto i et datterselskab - hovedbøger sporer alle de økonomiske transaktioner i et selskab. Oplysninger, der administreres i en subsidiær hovedbog, er detaljen, der understøtter informationen om hovedbogen. Datterselskaber bruges til at spore en række poster, der akkumuleres i en hovedbog, inklusive tilgodehavender, leverandørgæld, beholdning og indtægter. Ud over transaktionsbeløb vil datterselskaberne ofte indeholde navne, placeringer, beskrivelser og datoer. Hver af de subsidiære hovedboksposter har typisk en kontrolkonti på hovedbogen.
Regnskabsafdelinger bruger prøvebalancerne genereret fra hovedbogen, når de akkumuleres månedlige, kvartalsvise og årlige økonomiske data. Generelt kræver regnskabsafdelinger sjældent den type detaljer, der spores i et datterselskab. For eksempel skal en afdeling med kundefordring være i stand til at få adgang til kundeoplysninger, såsom et telefonnummer, for potentielt at kontakte en kunde angående ubetalte saldo. Regnskabsafdelingen foretrækker imidlertid under de fleste situationer at se totaler af udestående tilgodehavender og ikke kundeoplysninger bundet til specifikke transaktioner. Hver gang en kundeafdelingsafdeling opdaterer et forfaldent beløb i en kundepost, opdateres kontrolkontoen i hovedbogen med ændringen, som giver let tilgængelig adgang til det samlede tilgodehavende konti.
En kontrolkonto opdateres, når datterselskaberne systematisk overfører information til hovedbogen. Tidspunktet for opdateringer til kontrolkonti afhænger af forskellige faktorer, herunder kompleksiteten af de involverede systemer, størrelsen af virksomheden og endda planlægningen af regnskabsafslutningsaktiviteter i slutningen af måneden. I større virksomheder vil hovedbanksystemet typisk være sit eget uafhængige softwaresystem, adskilt fra datterselskabets hovedbøger, der sporer transaktioner for poster såsom tilgodehavender eller beholdning. Kontrolkonti i situationer som denne er muligvis ikke opdateret i løbet af måneden, fordi planlægningen af overførslen af information mellem datterselskabet og hovedbogen ikke er i realtid. Mindre virksomheder har muligvis ikke det samme problem, fordi hovedbøgerne og datterselskaberne kunne inkluderes i en softwarepakke.
En af fordelene ved kontrolkonti er potentialet for en stigning i adskillelse af told, hvilket er nyttigt til at hjælpe med at begrænse fejl og svig. Ofte er de personer, der kræves for at spore dataene i datterselskaberne, adskilt fra dem, der akkumulerer de økonomiske data. Som sådan, når årsregnskabet oprettes, vil der blive foretaget afstemninger mellem kontrolkonti og datterselskaber for at sikre, at den korrekte balance rapporteres for en bestemt linje. I sidste ende giver kontrolkonti mulighed for lettere og hurtigere akkumulering af økonomiske data for regnskabsafdelinger.