Hva er en kontrollkonto?
En kontrollkonto er en sammendragskonto i en finansiell hovedbok som akkumulerer detaljene om en konto i et datterselskap - hovedbøker sporer alle økonomiske transaksjoner i et selskap. Informasjonen som administreres i et datterselskap, er detaljene som støtter informasjonen om hovedboken. Tilleggsbok er brukt til å spore en rekke varer som akkumuleres i en hovedbok, inkludert kundefordringer, leverandørgjeld, varebeholdning og inntekter. I tillegg til transaksjonsbeløp vil datterselskapets hovedbok ofte inkludere navn, lokasjoner, beskrivelser og datoer. Hver av datterselskapets hovedboksposter vil vanligvis ha en kontrollkonto på hovedboken.
Regnskapsavdelinger bruker prøvesaldene som genereres fra hovedboken når de akkumulerer månedlige, kvartalsvise og årlige økonomiske data. Generelt krever regnskapsavdelinger sjelden den type detaljer som spores i en datterselskap. For eksempel vil en kundeavdeling måtte kunne få tilgang til kundeinformasjon, for eksempel et telefonnummer, for potensielt å kontakte en kunde angående ubetalte saldo. Regnskapsavdelingen vil imidlertid i de fleste situasjoner foretrekke å se totaler av utestående fordringer og ikke kundeinformasjon bundet til spesifikke transaksjoner. Hver gang en kundeavdeling oppdaterer et forfallsbeløp i en kundeoppføring, oppdateres kontrollkontoen i hovedboken med endringen, som gir lett tilgjengelig tilgang til det totale kundefordringen.
En kontrollkonto oppdateres når datterselskapene systematisk overfører informasjon til hovedboken. Tidspunktet for oppdateringer til kontrollkontoer avhenger av forskjellige faktorer, inkludert kompleksiteten i de involverte systemene, størrelsen på selskapet, og til og med planleggingen av avsluttende aktiviteter i månedsskiftet. I større selskaper vil hovedboksystemet typisk være sitt eget uavhengige programvaresystem, atskilt fra datterselskapene som sporer transaksjoner for varer som kundefordringer eller varebeholdning. Kontrollkontoer i situasjoner som dette er kanskje ikke oppdatert i løpet av måneden fordi planleggingen av overføring av informasjon mellom datterselskapet og hovedboken ikke er sanntid. Mindre bedrifter har kanskje ikke det samme problemet fordi hovedbøker og datterselskaper kan inkluderes i en programvarepakke.
En av fordelene med kontrollkontoer er potensialet for en økning i segregering av plikter, noe som er nyttig for å bidra til å begrense feil og svindel. Ofte er individene som er nødvendig for å spore dataene i datterselskapene, atskilt fra de som samler økonomiske data. Som sådan, når regnskapet blir opprettet, vil det bli foretatt avstemminger mellom kontrollkontoer og datterselskaper for å sikre at riktig saldo rapporteres for en bestemt linje. Til syvende og sist gir kontrollkontoer mulighet for enklere og raskere akkumulering av økonomiske data for regnskapsavdelinger.