コントロールアカウントとは

統制勘定は、財務総勘定元帳内の集計勘定であり、子会社の元帳に勘定の詳細を蓄積します。総勘定元帳は、会社内のすべての財務取引を追跡します。 補助元帳で管理される情報は、総勘定元帳に関する情報をサポートする詳細です。 補助元帳は、売掛金、買掛金、在庫、収益など、総勘定元帳に蓄積されるさまざまなアイテムを追跡するために使用されます。 取引金額に加えて、補助元帳には多くの場合、名前、場所、説明、日付が含まれます。 通常、各補助元帳明細には総勘定元帳の管理勘定があります。

会計部門は、月次、四半期、および年次の財務データを蓄積するときに総勘定元帳から生成された試算表を使用します。 一般的に、経理部門は、補助元帳で追跡される詳細タイプをほとんど必要としません。 たとえば、売掛金部門では、未払いの残高について顧客に連絡するために、電話番号などの顧客情報にアクセスできる必要があります。 ただし、ほとんどの場合、経理部門は、特定の取引に関連する顧客情報ではなく、未収金の合計を確認することを好みます。 売掛金部門が顧客レコードの未払い額を更新するたびに、総勘定元帳の管理勘定が変更で更新され、売掛金合計に簡単にアクセスできます。

補助元帳が総勘定元帳に体系的に情報を転送すると、制御アカウントが更新されます。 制御アカウントの更新のタイミングは、関連するシステムの複雑さ、企業の規模、さらには月末の会計決算アクティビティのスケジュールなど、さまざまな要因に依存します。 大企業では、総勘定元帳システムは通常、売掛金や在庫などのアイテムのトランザクションを追跡する補助元帳とは別に、独自の独立したソフトウェアシステムになります。 補助元帳と総勘定元帳の間の情報転送のスケジュールはリアルタイムではないため、このような状況での統制勘定は、1か月を通して最新ではない可能性があります。 一般会計と補助元帳を1つのソフトウェアパッケージに含めることができるため、中小企業でも同じ問題は発生しない場合があります。

コントロールアカウントの利点の1つは、職務分離の増加の可能性です。これは、エラーと詐欺の制限に役立ちます。 多くの場合、補助元帳のデータを追跡する必要がある個人は、財務データを蓄積している個人とは別です。 そのため、財務諸表の作成時に、特定の明細について正しい残高が報告されるように、統制勘定と補助元帳間の調整が行われます。 最終的に、コントロールアカウントを使用すると、経理部門の財務データをより簡単かつ迅速に蓄積できます。