Co to jest konto kontrolne?
Konto kontrolne jest kontem podsumowującym w księdze głównej, która gromadzi szczegóły konta w księdze zależnej - księgi główne śledzą wszystkie transakcje finansowe w firmie. Informacje zarządzane w księdze pomocniczej są szczegółami wspierającymi informacje o księdze głównej. Księgi pomocnicze służą do śledzenia różnych pozycji gromadzonych w księdze głównej, w tym należności, zobowiązań, zapasów i przychodów. Oprócz kwot transakcji księgi pomocnicze często zawierają nazwy, lokalizacje, opisy i daty. Każdy z elementów księgi pomocniczej zwykle ma konto kontrolne w księdze głównej.
Działy księgowe wykorzystują salda próbne wygenerowane z księgi głównej podczas gromadzenia miesięcznych, kwartalnych i rocznych danych finansowych. Zasadniczo działy księgowe rzadko wymagają rodzaju szczegółów śledzonych w księdze pomocniczej. Na przykład dział należności będzie musiał mieć dostęp do informacji o kliencie, takich jak numer telefonu, aby potencjalnie skontaktować się z klientem w sprawie niezapłaconych sald. Jednak dział księgowości w większości sytuacji wolałby widzieć sumy zaległych należności, a nie informacje o klientach związane z konkretnymi transakcjami. Za każdym razem, gdy dział rozrachunków z odbiorcami aktualizuje należność w rekordzie klienta, konto kontrolne w księdze głównej jest aktualizowane wraz ze zmianą, która zapewnia łatwy dostęp do łącznej kwoty należności.
Konto kontrolne jest aktualizowane, gdy księgi pomocnicze systematycznie przesyłają informacje do księgi głównej. Czas aktualizacji kont kontrolnych zależy od różnych czynników, w tym złożoności zaangażowanych systemów, wielkości korporacji, a nawet harmonogramu zamkniętych działań księgowych na koniec miesiąca. W większych korporacjach system księgi głównej będzie zwykle własnym niezależnym systemem oprogramowania, oddzielnym od ksiąg pomocniczych śledzących transakcje dotyczące pozycji, takich jak należności lub zapasy. Konta kontrolne w takich sytuacjach mogą być nieaktualne przez cały miesiąc, ponieważ harmonogram przesyłania informacji między księgą pomocniczą a księgą główną nie jest wykonywany w czasie rzeczywistym. Mniejsze firmy mogą nie mieć tego samego problemu, ponieważ księgi główne i księgi pomocnicze mogą być zawarte w jednym pakiecie oprogramowania.
Jedną z korzyści rachunków kontrolnych jest możliwość zwiększenia podziału obowiązków, co jest przydatne w ograniczaniu błędów i oszustw. Często osoby, które muszą śledzić dane w księgach pomocniczych, są inne niż osoby gromadzące dane finansowe. W związku z tym podczas tworzenia sprawozdań finansowych zostaną przeprowadzone uzgodnienia między kontami kontrolnymi a księgami pomocniczymi, aby zapewnić zgłoszenie prawidłowego salda dla określonej pozycji. Ostatecznie konta kontrolne pozwalają na łatwiejsze i szybsze gromadzenie danych finansowych dla działów księgowych.