Co to jest konto kontrolne?

Konto kontrolne to konto podsumowujące w ramach księgi ogólnej finansowej, która gromadzi szczegóły rachunku w księdze spółdzielczej - księgi główne śledzą wszystkie transakcje finansowe w spółce. Informacje zarządzane w księdze spółdzielczej są szczegółem potwierdzającym informacje o księdze głównej. Księgi zależne są wykorzystywane do śledzenia różnych elementów, które gromadzą się w księdze głównej, w tym należności, rachunki, zapasów i przychodów. Oprócz kwot transakcji księgi zależne często zawierają nazwy, lokalizacje, opisy i daty. Każda z elementów księgi zależnej zwykle będzie miała konto kontrolne w księdze głównej.

Departamenty rachunkowości używają sald próby wygenerowanych z księgi głównej podczas gromadzenia danych miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Zasadniczo działy księgowe rzadko wymagają rodzaju szczegółów śledzonych w księdze zależnej. Na przykład konta odbiorczeVable Department będzie musiał mieć dostęp do informacji o klientach, takich jak numer telefonu, aby potencjalnie skontaktować się z klientem w sprawie niezapłaconych sald. Departament rachunkowości, jednak w większości sytuacji wolałby zobaczyć sumy zaległych należności, a nie informacje o klientach powiązanych z określonymi transakcjami. Ilekroć rozdział należących do konta aktualizuje kwotę należną w rejestrze klienta, konto kontrolne w księdze głównej jest aktualizowane o zmianę, która zapewnia łatwo dostępny dostęp do całkowitych należności.

Konto kontrolne jest aktualizowane, gdy księgi zależne systematycznie przenoszą informacje do księgi głównej. Czas aktualizacji kont kontrolnych zależy od różnych czynników, w tym złożoności zaangażowanych systemów, wielkości korporacji, a nawet planowania działań w zakresie rachunkowości na koniec miesiąca. WWiększe korporacje, główny system księgi głównej jest zazwyczaj własnym niezależnym systemem oprogramowania, odrębnym od transakcji śledzących księgi zależne dla pozycji takich jak należności lub zapasy. Rachunki kontrolne w takich sytuacjach mogą nie być aktualne przez cały miesiąc, ponieważ planowanie przekazywania informacji między księgą spółki zależnej a księgą główną nie jest w czasie rzeczywistym. Mniejsze firmy mogą nie mieć tego samego problemu, ponieważ księgi główne i księgi zależne mogą być uwzględnione w jednym pakiecie oprogramowania.

Jedną z korzyści z rachunków kontroli jest potencjał wzrostu segregacji obowiązków, co jest przydatne w ograniczeniu błędów i oszustw. Często osoby wymagane do śledzenia danych w księgach pomocniczych są odrębne od osób gromadzących dane finansowe. W związku z tym po utworzeniu sprawozdań finansowych, pojednania między rachunkami kontrolnymi a księgami zależnymi zostaną przewodzoneTED, aby upewnić się, że poprawna równowaga jest zgłaszana dla określonego elementu zamówienia. Ostatecznie konta kontrolne pozwalają na łatwiejsze i szybsze gromadzenie danych finansowych dla działów księgowych.