Vad är ett kontrollkonto?
Ett kontrollkonto är ett sammanfattande konto inom en finansiell huvudbok som samlar in detaljerna om ett konto i en dotterbolag - General Ledgers spårar alla finansiella transaktioner inom ett företag. Informationen som hanteras i en dotterbolag är detaljerna som stöder informationen om huvudboken. Dotterbolagsboken används för att spåra en mängd olika objekt som samlas på en huvudbok, inklusive kundfordringar, betalningsvärden, lager och intäkter. Förutom transaktionsbelopp kommer dotterbolagsbokarna ofta att innehålla namn, platser, beskrivningar och datum. Var och en av dotterbolagets huvudboksposter kommer vanligtvis att ha ett kontrollkonto på huvudboken.
Redovisningsavdelningar använder provbalanserna som genereras från huvudboken vid samlingen av månatliga, kvartalsvis och årliga finansiella uppgifter. Generellt kräver redovisningsavdelningar sällan vilken typ av detalj som spåras i en dotterbolag. Till exempel en kontonmottagningVable Department kommer att behöva få tillgång till kundinformation, till exempel ett telefonnummer, för att potentiellt kontakta en kund angående obetalda saldon. Redovisningsavdelningen skulle emellertid under de flesta situationer föredra att se totaler av utestående fordringar och inte kundinformationen bunden till specifika transaktioner. När en kundavdelning uppdaterar ett belopp som förfaller i en kundpost, uppdateras kontrollkontot i huvudboken med ändringen, vilket ger lätt tillgänglig åtkomst till den totala kundfordran.
Ett kontrollkonto uppdateras när dotterbolaget Ledgers systematiskt överför information till huvudboken. Tidpunkten för uppdateringar för att kontrollera konton beror på olika faktorer, inklusive komplexiteten i de inblandade systemen, företagets storlek och till och med schemaläggningen av månadsslutet. IStörre företag kommer huvudbokssystemet vanligtvis att vara sitt eget oberoende mjukvarusystem, separat från dotterbolaget Ledgers som spårar transaktioner för objekt som kundfordringar eller inventering. Kontrollkontona i situationer som detta kanske inte är uppdaterade under hela månaden eftersom schemaläggningen av överföringen av information mellan dotterbolaget och huvudboken inte är realtid. Mindre företag kanske inte har samma problem eftersom de allmänna bokarna och dotterbolagen kan inkluderas i ett programvarupaket.
En av fördelarna med kontrollkonton är potentialen för en ökning av segregeringen av uppgifter, vilket är användbart för att hjälpa till att begränsa fel och bedrägeri. Ofta är de individer som krävs för att spåra uppgifterna i dotterbolaget utmärkta från de som samlar de finansiella uppgifterna. Som sådan, när de finansiella rapporterna skapas, kommer avstämningar mellan kontrollkonton och dotterbolag att ledaTed för att säkerställa rätt balans rapporteras för en viss linjeobjekt. I slutändan möjliggör kontrollkonton enklare och snabbare ackumulering av finansiella data för redovisningsavdelningar.