Vad är ett kontrollkonto?
Ett kontrollkonto är ett sammanfattande konto i en finansiell huvudbok som samlar informationen om ett konto i ett dotterbolag - huvudbok följer alla finansiella transaktioner i ett företag. Informationen som hanteras i en dotterbolag är den detalj som stöder informationen om huvudboken. Dotterbolag används för att spåra olika objekt som samlas i en huvudbok, inklusive kundfordringar, leverantörsskulder, lager och intäkter. Förutom transaktionsbelopp kommer dotterbolagens bokar ofta att innehålla namn, platser, beskrivningar och datum. Var och en av dotterbolagens huvudboksposter har vanligtvis ett kontrollkonto på huvudboken.
Redovisningsavdelningarna använder försöksbalansen som genereras från huvudboken vid ackumulering av månatliga, kvartalsvisa och årliga finansiella data. I allmänhet kräver bokföringsavdelningar sällan den typ av detaljer som spåras i en dotterbolag. Till exempel kommer en kundavdelning att behöva kunna få tillgång till kundinformation, till exempel ett telefonnummer, för att potentiellt kunna kontakta en kund angående obetalda saldon. Bokföringsavdelningen föredrar emellertid under de flesta situationer att se totala utestående fordringar och inte kundinformationen knuten till specifika transaktioner. Närhelst en kundfordonsavdelning uppdaterar ett förfallent belopp i en kundpost, uppdateras kontrollkontot i huvudboken med ändringen, vilket ger lättillgänglig tillgång till den totala kundfordran.
Ett kontrollkonto uppdateras när dotterbolagens systematik systematiskt överför information till huvudboken. Tidpunkten för uppdateringar av kontrollkonton beror på olika faktorer, inklusive komplexiteten hos de involverade systemen, storleken på företaget och till och med schemaläggningen av slutaktiviteter i månadsslutet. I större företag kommer huvudbokssystemet vanligtvis att vara sitt eget oberoende programvarusystem, separerat från dotterbolagens huvudbok som spårar transaktioner för objekt som kundfordringar eller lager. Kontrollkonton i sådana situationer kanske inte är uppdaterade under hela månaden eftersom schemaläggningen av överföringen av information mellan dotterbolaget och huvudboken inte är i realtid. Mindre företag kanske inte har samma problem eftersom huvudbok och dotterbolag kan inkluderas i ett programvarupaket.
En av fördelarna med kontrollkonton är potentialen för en ökad segregering av tullar, vilket är användbart för att begränsa fel och bedrägerier. Ofta är de individer som krävs för att spåra uppgifterna i dotterbolagens bokar separata från de som samlar in de finansiella uppgifterna. Som sådan, när de finansiella rapporterna skapas, kommer avstämningar mellan kontrollkonton och dotterbolag att göras för att säkerställa att rätt balans redovisas för en viss rad. I slutändan möjliggör kontrollkonton enklare och snabbare ackumulering av finansiella data för bokföringsavdelningar.