¿Qué es una nota de crédito?
También conocido como memorándum de crédito o una nota de crédito, una nota de crédito es un documento emitido por un proveedor o proveedor a un cliente. El documento generalmente se usa para proporcionar algún tipo de descuento del precio que normalmente se extiende al cliente, ya sea autorizando un reembolso en efectivo a ese cliente o restando el monto con descuento del saldo adeudado en las transacciones que aún no se han facturado al cliente. El descuento puede ser en forma de un porcentaje de descuento en esos cargos o un monto real en dólares, dependiendo de las políticas y procedimientos de la entidad que emite la nota de crédito.
Una nota de crédito a veces se usa como un documento interno para procesar descuentos extendidos a un cliente como parte de una campaña promocional. Por ejemplo, el proveedor puede extender la ejecución de una promoción que proporciona a los clientes específicos un descuento del 5% en los próximos tres pedidos realizados. A medida que se realizan esos pedidos, se genera una nota de crédito para cada uno de esos pedidos, lo que refleja la aplicación de precios estándarmintió a los artículos ordenados. La cantidad total adeudada en el pedido se reduce en el 5%, con los totales originales y ajustados que aparecen en la factura del pedido. Por lo general, la razón del crédito también se documenta tanto en la nota como en la factura. Este enfoque permite al cliente ver cuánto se guardó realmente en ese pedido en particular.
Hay situaciones en las que se utiliza una nota de crédito para compensar a los clientes por algún tipo de inconveniente incurrido mientras usa los servicios de una compañía determinada. Por ejemplo, una compañía de teleconferencia puede optar por emitir una nota de crédito en la factura para una conferencia telefónica específica cuando la calidad de esa teleconferencia se ve afectada por los factores que se originaron con la compañía que brinda el servicio. En este escenario, el proveedor de la conferencia emitirá una nota de crédito o una nota que escriba efectivamente una porción o incluso todos los cargos asociados Wcon la llamada. Todavía se imprime una factura para la llamada, pero refleja tanto los cargos originales como el monto del crédito, junto con el saldo ajustado adeudado. Aquí, el objetivo es intentar reparar el daño causado por el servicio inferior recibido por el cliente, motivando al cliente a darle otro intento al proveedor de teleconferencia.
El uso de una nota de crédito también es importante para el proceso de contabilidad interna. Al documentar cualquier descuento que se emite para cualquier propósito, es posible que las empresas determinen cuántos ingresos se pierden cada período como resultado de esos créditos. Esto puede ser especialmente importante ya que las empresas pueden rastrear no solo los totales sino también las razones de los créditos. Si un análisis de la actividad de la nota de crédito para un período indica que un error de servicio recurrente representa una cantidad significativa de los créditos emitidos, se pueden tomar medidas para corregir el asunto, lo que finalmente le da a la empresa una cantidad considerable de dinero.