Hvad er en kreditnota?
Også kendt som et kreditnotat eller et kreditnota, er en kreditnota et dokument, der udstedes af en leverandør eller leverandør til en kunde. Dokumentet bruges typisk til at give en slags rabat på den prisfastsættelse, der normalt udvides til kunden, enten ved at godkende en kontantrabat til den pågældende klient eller trække det nedsatte beløb fra den resterende saldo på transaktioner, der endnu ikke er faktureret til klienten. Rabatten kan være i form af en procentdel af disse gebyrer eller et faktisk dollarbeløb, afhængigt af politikkerne og procedurerne for den enhed, der udsteder kreditnotaen.
En kreditnota bruges undertiden som et internt dokument til at behandle rabatter, der udvides til en klient, som en del af en reklamekampagne. For eksempel kan sælgeren forlænge køre en forfremmelse, der giver specifikke kunder 5% rabat på de næste tre ordrer. Når disse ordrer er placeret, genereres der en kreditnota for hver af disse ordrer, der afspejler standardpriserne, der anvendes på de bestilte varer. Det samlede skyldige beløb på ordren reduceres derefter med 5%, med både de originale og de justerede totaler vises på ordrefakturaen. Årsagen til kreditering er typisk også dokumenteret på både note og faktura. Denne tilgang gør det muligt for kunden at se, hvor meget der faktisk blev gemt i den bestemte ordre.
Der er situationer, hvor en kreditnota bruges til at kompensere klienter for en form for ulempe, der opstår, når de bruger tjenester fra et givet firma. For eksempel kan et telekonferenceselskab vælge at udstede en kreditnota på fakturaen for et specifikt konferenceopkald, når kvaliteten af denne telekonference er forringet af faktorer, der stammer fra det firma, der leverer tjenesten. I dette scenarie udbyder konferenceudbyderen en kreditnota eller memo, der effektivt afskriver en del eller endda alle afgifter, der er forbundet med opkaldet. En faktura for opkaldet udskrives stadig, men afspejler både de oprindelige gebyrer og kreditbeløbet sammen med den justerede forfaldne saldo. Her er målet at forsøge at reparere skaden, der er foretaget af den underordnede service, som klienten modtager, og motivere kunden til at give telekonferenceudbyderen endnu et forsøg.
Brug af en kreditnota er også vigtig for den interne regnskabsproces. Ved at dokumentere eventuelle rabatter, der udstedes til ethvert formål, er det muligt for virksomhederne at bestemme, hvor meget indtægter der går tabt hver periode som resultat af disse kreditter. Dette kan være især vigtigt, da virksomheder ikke kun kan spore totalerne, men også årsagerne til kreditterne. Hvis en analyse af kreditnota-aktiviteten i en periode viser, at en tilbagevendende servicefejl tegner sig for et betydeligt beløb af de udstedte kreditter, kan der tages skridt til at rette sagen, hvilket i sidste ende sparer virksomheden et betydeligt beløb.