Hva er en kreditnota?

Også kjent som et kredittnotat eller et kredittnotat, er en kreditnota et dokument som er utstedt av en leverandør eller leverandør til en kunde. Dokumentet brukes vanligvis for å gi en slags rabatt på prisingen som normalt utvides til kunden, enten ved å autorisere en kontantrabatt til den klienten eller trekke det nedsatte beløpet fra saldoen som skyldes transaksjoner som ennå ikke er fakturert til klienten. Rabatten kan være i form av en prosentandel av avgiftene eller et faktisk dollarbeløp, avhengig av policyene og prosedyrene til enheten som utsteder kredittnotatet.

Noen ganger brukes en kreditnota som et internt dokument for å behandle rabatter som er utvidet til en klient som en del av en kampanjekampanje. For eksempel kan leverandøren utvide kjøre en kampanje som gir bestemte kunder 5% rabatt på de neste tre ordrene som er lagt inn. Når disse ordrene er plassert, genereres det en kreditnota for hver av disse ordrene, noe som gjenspeiler standardpriser som brukes på varene som er bestilt. Det totale forfallsbeløpet på bestillingen reduseres deretter med 5%, med både de originale og de justerte totalene som vises på ordrefakturaen. Vanligvis er årsaken til kreditt også dokumentert på både seddel og faktura. Denne tilnærmingen lar kunden se hvor mye som faktisk ble spart på den bestemte bestillingen.

Det er situasjoner der en kreditnota brukes til å kompensere klienter for en slags ulempe som oppstår når de bruker tjenestene til et gitt selskap. For eksempel kan et telekonferanseselskap velge å utstede en kreditnota på fakturaen for en spesifikk konferansesamtale når kvaliteten på den telekonferansen er svekket av faktorer som oppsto hos selskapet som leverer tjenesten. I dette scenariet vil konferanseleverandøren utstede en kreditnota eller notat som effektivt avskriver en del eller til og med alle kostnadene knyttet til samtalen. En faktura for samtalen skrives fortsatt ut, men reflekterer både de opprinnelige kostnadene og kredittbeløpet, sammen med den justerte forfalte saldoen. Her er målet forsøk på å reparere skaden som er gjort av den underordnede tjenesten mottatt av klienten, og motivere kunden til å gi telekonferanseleverandøren et nytt forsøk.

Bruk av en kreditnota er også viktig for den interne regnskapsprosessen. Ved å dokumentere eventuelle rabatter som blir utstedt for ethvert formål, er det mulig for selskaper å bestemme hvor mye inntekter som går tapt hver periode som resultat av disse kredittene. Dette kan være spesielt viktig siden selskaper ikke bare kan spore summen, men også årsakene til studiepoengene. Skulle en analyse av kreditnota-aktiviteten i en periode indikere at en tilbakevendende tjenestefeil utgjør et betydelig beløp av utstedte kreditter, kan det gjøres tiltak for å rette saken, og til slutt spare virksomheten et betydelig beløp.