Wat is een creditnota?

Een creditnota, ook bekend als een creditnota of een creditnota, is een document dat door een verkoper of leverancier aan een klant wordt uitgegeven. Het document wordt meestal gebruikt om een ​​korting te geven op de prijzen die normaal aan de klant worden toegekend, hetzij door een contante korting aan die klant toe te staan ​​of het kortingsbedrag af te trekken van het verschuldigde saldo op transacties die nog niet aan de klant zijn gefactureerd. De korting kan de vorm hebben van een percentage van die kosten of een daadwerkelijk dollarbedrag, afhankelijk van het beleid en de procedures van de entiteit die de creditnota uitgeeft.

Een creditnota wordt soms gebruikt als een intern document om kortingen te verwerken die aan een klant worden verstrekt als onderdeel van een promotiecampagne. De verkoper kan bijvoorbeeld een promotie uitvoeren die specifieke klanten 5% korting geeft op de volgende drie geplaatste bestellingen. Terwijl die bestellingen worden geplaatst, wordt voor elk van die bestellingen een creditnota gegenereerd, die de standaardprijs weergeeft die op de bestelde artikelen wordt toegepast. Het totale verschuldigde bedrag op de bestelling wordt vervolgens verminderd met 5%, waarbij zowel het originele als het aangepaste totaal op de factuur van de bestelling wordt weergegeven. Doorgaans wordt de reden voor het tegoed ook op zowel de nota als de factuur gedocumenteerd. Met deze aanpak kan de klant zien hoeveel er daadwerkelijk is bespaard op die specifieke bestelling.

Er zijn situaties waarin een creditnota wordt gebruikt om klanten te compenseren voor enige vorm van ongemak tijdens het gebruik van de diensten van een bepaald bedrijf. Een teleconferentiebedrijf kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een ​​creditnota op de factuur voor een specifieke telefonische vergadering uit te geven wanneer de kwaliteit van die teleconferentie wordt aangetast door factoren die zijn ontstaan ​​bij het bedrijf dat de dienst verleent. In dit scenario geeft de telefonieaanbieder een creditnota of memo af die effectief een deel of zelfs alle kosten van de oproep afschrijft. Een factuur voor de oproep wordt nog steeds afgedrukt, maar geeft zowel de oorspronkelijke kosten als het tegoedbedrag weer, samen met het gecorrigeerde saldo. Het doel is hier om de schade te herstellen die is veroorzaakt door de inferieure service die de klant heeft ontvangen, waardoor de klant wordt gemotiveerd om de teleconferentieprovider opnieuw te proberen.

Het gebruik van een creditnota is ook belangrijk voor het interne boekhoudproces. Door het documenteren van kortingen die voor welk doel dan ook worden uitgegeven, is het voor bedrijven mogelijk om te bepalen hoeveel inkomsten elke periode verloren gaan als gevolg van die kredieten. Dit kan vooral belangrijk zijn omdat bedrijven niet alleen de totalen kunnen bijhouden, maar ook de redenen voor de credits. Als een analyse van de activiteit van de creditnota voor een periode aangeeft dat een terugkerende servicefout verantwoordelijk is voor een aanzienlijk deel van de uitgegeven kredieten, kunnen stappen worden ondernomen om de kwestie te corrigeren en uiteindelijk het bedrijf een aanzienlijke hoeveelheid geld te besparen.