Co to jest nota kredytowa?

Nota kredytowa, znana również jako nota kredytowa lub nota kredytowa, jest dokumentem wystawionym klientowi przez dostawcę lub dostawcę. Dokument jest zwykle używany do zapewnienia pewnego rodzaju rabatu w stosunku do cen zwykle rozszerzanych na klienta, albo poprzez autoryzację rabatu gotówkowego dla tego klienta, albo odjęcie zdyskontowanej kwoty od salda należnego z tytułu transakcji, które nie zostały jeszcze zafakturowane klientowi. Zniżka może mieć postać procentu od tych opłat lub rzeczywistej kwoty w dolarach, w zależności od zasad i procedur podmiotu, który wystawia notę ​​kredytową.

Nota kredytowa jest czasem używana jako wewnętrzny dokument do przetwarzania rabatów udzielonych klientowi w ramach kampanii promocyjnej. Na przykład sprzedawca może przedłużyć uruchomienie promocji, która zapewnia określonym klientom 5% rabatu na kolejne trzy złożone zamówienia. Po złożeniu tych zamówień dla każdego z nich generowana jest nota kredytowa, odzwierciedlająca standardowe ceny stosowane do zamawianych towarów. Całkowita kwota należna za zamówienie jest następnie zmniejszana o 5%, przy czym zarówno oryginalne, jak i skorygowane sumy pojawiają się na fakturze za zamówienie. Zazwyczaj przyczyna kredytu jest również udokumentowana zarówno na fakturze, jak i na fakturze. Takie podejście pozwala klientowi zobaczyć, ile faktycznie zaoszczędzono na tym konkretnym zamówieniu.

Zdarzają się sytuacje, w których nota kredytowa jest wykorzystywana w celu zrekompensowania klientom niedogodności związanych z korzystaniem z usług danej firmy. Na przykład firma telekonferencyjna może zdecydować się na wystawienie noty kredytowej na fakturze za konkretne połączenie konferencyjne, gdy jakość tej telekonferencji jest obniżona przez czynniki, które powstały w związku z firmą świadczącą usługę. W tym scenariuszu operator konferencji wystawi notę ​​kredytową lub notę, która skutecznie odpisuje część lub nawet wszystkie opłaty związane z połączeniem. Faktura za połączenie jest nadal drukowana, ale odzwierciedla zarówno pierwotne opłaty, jak i kwotę kredytu oraz skorygowane należne saldo. Tutaj celem jest próba naprawy szkód wyrządzonych przez gorszą usługę otrzymaną przez klienta, motywując klienta do kolejnej próby dostawcy usług telekonferencyjnych.

Zastosowanie noty kredytowej jest również ważne dla wewnętrznego procesu księgowego. Dokumentując wszelkie rabaty wydawane w dowolnym celu, firmy mogą określić, ile przychodów traci się w każdym okresie w wyniku tych kredytów. Może to być szczególnie ważne, ponieważ firmy mogą śledzić nie tylko sumy, ale także przyczyny przyznania kredytów. Jeżeli analiza działalności związanej z notą kredytową za dany okres wskazuje, że powtarzający się błąd usługi stanowi znaczną część wydanych kredytów, można podjąć kroki w celu rozwiązania tej kwestii, ostatecznie oszczędzając firmie znaczną ilość pieniędzy.