Vad är en kreditnota?
Även känd som ett kreditmemorandum eller ett kreditmemo, är en kreditnota ett dokument som utfärdas av en leverantör eller leverantör till en kund. Dokumentet används vanligtvis för att tillhandahålla någon form av rabatt på den prissättning som normalt utvidgas till kunden, antingen genom att godkänna en kontantrabatt till den klienten eller subtrahera det diskonterade beloppet från saldot på grund av transaktioner som ännu inte har fakturerats till klienten. Rabatten kan vara i form av en procentsats på avgifterna eller ett faktiskt dollarbelopp, beroende på policys och rutiner för den enhet som utfärdar kreditmemo.
En kreditnota används ibland som ett internt dokument för att behandla rabatter som utvidgas till en klient som en del av en kampanj. Till exempel kan säljaren förlänga en kampanj som ger specifika kunder 5% rabatt på de nästa tre beställningarna. När dessa beställningar görs genereras en kreditnota för var och en av dessa beställningar, vilket återspeglar standardpriserna som tillämpas på de beställda artiklarna. Det totala betalningsbeloppet på beställningen reduceras sedan med 5%, med både original och justerade totaler som visas på orderfakturan. Vanligtvis är orsaken till kredit också dokumenterad på både sedeln och fakturan. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för kunden att se hur mycket som faktiskt sparades i den beställningen.
Det finns situationer där en kreditnota används för att kompensera kunderna för någon form av besvär som uppstår vid användning av ett visst företags tjänster. Till exempel kan ett telekonferensföretag välja att utfärda en kreditnota på fakturan för ett specifikt konferenssamtal när kvaliteten på den telekonferensen försämras av faktorer som har sitt ursprung i företaget som tillhandahåller tjänsten. I det här scenariot kommer konferensleverantören att utfärda en kreditnota eller memo som effektivt avskriver en del eller till och med alla avgifter som är förknippade med samtalet. En faktura för samtalet skrivs fortfarande ut, men återspeglar både de ursprungliga avgifterna och kreditbeloppet, tillsammans med det justerade förfallna beloppet. Här är målet att försöka reparera skadorna som görs av den underordnade tjänsten som mottagits av klienten, vilket motiverar kunden att försöka telefonkonferensleverantören ett nytt försök.
Användning av en kreditnota är också viktig för den interna redovisningsprocessen. Genom att dokumentera eventuella rabatter som ges ut för något ändamål är det möjligt för företag att bestämma hur mycket intäkter som förloras varje period som resultat av dessa krediter. Detta kan vara särskilt viktigt eftersom företag inte bara kan spåra summan utan också orsakerna till krediterna. Om en analys av kreditnotaaktiviteten under en period indikerar att ett återkommande servicefel står för ett betydande belopp av de utgivna krediterna, kan åtgärder vidtas för att korrigera saken, vilket i slutändan sparar verksamheten en betydande summa pengar.