¿Qué es un libro de clientes?
Un libro de clientes es una parte específica del libro mayor de una empresa que se ocupa exclusivamente de las transacciones de la empresa con sus clientes. Debido a que sería infinitamente confuso administrar todas las transacciones comerciales diferentes en un solo lugar, las compañías usan libros contables separados que se dedican a diferentes aspectos de su negocio. Uno de estos sub-libros mayores es el libro de cuentas por cobrar, que enumera todas las cuentas por cobrar que una empresa ha acumulado. Esto es especialmente necesario cuando las compañías hacen acuerdos de crédito con sus clientes, ya que tales acuerdos a menudo resultan en pagos múltiples por un solo artículo comprado.
La contabilidad es una tarea necesaria para cualquier empresa que quiera hacer negocios efectivos. Si no realiza un seguimiento de todos los fondos entrantes y salientes, puede perder dinero y no recuperarlo. Además, todas las transacciones que realiza una empresa deben tenerse en cuenta a la hora de pagar impuestos. Debido a que un libro mayor puede ser abarrotado y confuso si todas las transacciones se realizan al azar, se requieren libros mayores para ciertas líneas de negocios. Un libro mayor de clientes es uno de estos libros específicos.
Es necesario que ciertas cosas se incluyan en un libro del cliente. Primero, se deben incluir todos los nombres e información importante sobre los clientes de una empresa en particular. Cada cliente debe tener su propia página que enumere todas las transacciones que ocurren entre la compañía y ese cliente. Las transacciones incluyen todas las compras realizadas, devoluciones de clientes y pagos realizados a la empresa en cuestión.
En muchos casos, las empresas pueden querer mantener aún más detalles en sus libros de clientes. Esto puede evitar confusiones en el proceso contable. Por ejemplo, si se envían artículos, se debe incluir la orden de envío y todos los números de identificación de envío. Los números de serie de los artículos comprados también deben tener una posición específica en el libro mayor. Las copias de las facturas reales enviadas a los clientes también son útiles para verificar las discrepancias.
En el pasado, cuando las empresas creaban un libro mayor de clientes, toda la contabilidad combinada con las cuentas por pagar, el inventario y otros libros relacionados con los negocios a menudo incluían la entrada manual en una sección del libro mayor o en un libro separado. La tecnología moderna ha hecho que la contabilidad sea un proceso mucho más fácil, ya que ahora se maneja comúnmente con software de computadora. Esto requiere que los contadores simplemente ingresen datos relacionados con los clientes y sus compras. Luego, el software realiza todos los cálculos necesarios y organiza todos los detalles diferentes en un todo coherente.