Che cos'è un libro mastro cliente?
Un libro mastro cliente è una parte specifica del libro mastro generale di una società dedicato interamente alle transazioni della società con i suoi clienti. Dato che l'inserimento di tutte le varie transazioni commerciali in un'unica sede di contabilità sarebbe fonte di continua confusione, le aziende utilizzano registri separati dedicati a diversi aspetti delle loro attività. Uno di questi registri sussidiari è il libro mastro dei clienti, che descrive in dettaglio tutti i crediti accumulati da una società. Ciò è particolarmente necessario quando le società hanno accordi di credito con i propri clienti, poiché tali accordi spesso comportano pagamenti multipli per un singolo articolo acquistato.
La contabilità è un compito necessario per qualsiasi azienda che spera di fare affari efficaci. Se un'azienda non è in grado di tenere traccia di tutti i soldi che entrano e escono, può portare alla perdita e al recupero di denaro. Inoltre, è necessario tenere traccia di tutte le transazioni effettuate da un'azienda quando arriva il momento di pagare le tasse. Dal momento che un libro mastro può diventare troppo pieno e confuso se tutte le diverse transazioni sono incluse in modo casuale, sono necessari libri mastro dedicati a specifici settori di attività. Un libro mastro cliente è uno di questi libri contabili specifici.
È necessario che alcune cose siano incluse in un libro mastro cliente. Innanzitutto, dovrebbero essere inclusi tutti i nomi e le informazioni importanti relative ai clienti di una specifica azienda. Ogni cliente dovrebbe occupare la propria pagina, che dovrebbe dettagliare tutte le diverse transazioni che si verificano tra l'azienda e quel cliente. Le transazioni includono gli acquisti effettuati, i resi dei clienti e i pagamenti effettuati alla società in questione.
In molti casi, le aziende potrebbero voler conservare ancora più dettagli nei registri dei clienti. Ciò può evitare qualsiasi confusione nel processo di contabilità. Ad esempio, se gli articoli vengono spediti, è necessario includere l'ordine di spedizione e tutti i numeri di identificazione della spedizione. I numeri di serie degli articoli acquistati dovrebbero anche avere un posto specifico nella contabilità generale. Copie delle fatture effettive che sono state inviate ai clienti sono utili anche per la consultazione in caso di discrepanze.
Quando le aziende hanno compilato un libro mastro del cliente in passato, era spesso a mano in una sezione del libro mastro o in un libro separato che, combinato con libri dedicati alla contabilità, inventario e altri aspetti commerciali, comprendeva tutta la contabilità. La tecnologia moderna ha reso il processo di tenuta dei registri un processo molto più semplice, poiché ora è spesso gestito da software per computer. Ciò richiede ai contabili di inserire semplicemente i dati relativi ai clienti e ai loro acquisti. Il software effettua quindi tutti i calcoli necessari e dispone tutti i dettagli disparati in un insieme coerente.